Avez-vous déjà essayé de dédupliquer des contacts dans HubSpot et Salesforce, alors que les deux plateformes étaient en cours de synchronisation ? Si c'est le cas, vous savez que cela peut devenir assez complexe.
Corriger les enregistrements en double dans votre CRM est déjà assez laborieux sans avoir à vous soucier de tous les problèmes liés à la synchronisation des deux plateformes.
HubSpot et Salesforce ont tous deux des moyens uniques de gérer les enregistrements en double qui doivent être connus et pris en compte lors de la fusion des doublons. Si ces spécificités ne sont pas prises en considération, de nombreux contacts en double pourraient perdurer dans votre système, non pris en compte, même si les deux logiciels partagent de nombreuses autres données.
Mais les complications ne se limitent pas aux nuances spécifiques à la plateforme. Lorsque vous fusionnez des enregistrements en double sur plusieurs CRM, vous devez conserver la synchronisation. Par conséquent, vous devez déterminer « l'enregistrement principal » approprié à utiliser. Mais cela peut s'avérer plus facile à dire qu'à faire.
Pour vous assurer une fusion réussie et que vous disposez du bon enregistrement principal sur les deux plateformes, vous devrez effectuer une vérification manuelle. Avec une base de données clients pouvant compter des milliers d'enregistrements clients en double, la tâche peut rapidement devenir insurmontable.
Ensuite, vous devez réfléchir au fonctionnement réel du processus de fusion. Si deux enregistrements sont fusionnés sur Salesforce, le sont-ils également sur HubSpot ? Tout ceci peut sembler confus... Mais la réponse est « parfois, selon vos paramètres ».
Les entreprises doivent donc suivre par un processus fastidieux, consistant à passer d'une plateforme à l'autre pour exécuter des tests et s'assurer qu'elles comprennent comment les choses fonctionnent, vérifier les ID des enregistrements, s'assurer qu'elles fusionnent les bons enregistrements et conserver la synchronisation intacte.
Ce processus de déduplication compliqué prend du temps et s'avère pénible, même lorsqu'il ne s'agit que d'une seule paire d'enregistrements en double sur les deux plateformes.
Mais considérez à quel point cela devient compliqué lorsque nous avons plus de deux doublons sur HubSpot et Salesforce. Que se passe-t-il si un contact particulier a six enregistrements en double sur Salesforce et cinq doublons sur HubSpot ? HubSpot et Salesforce pourront-ils tous les identifier comme des doublons ? Aurez-vous besoin de fusionner les doublons sur les deux plateformes séparément ?
Se pose ensuite la question de savoir comment ces doublons sont associés à d'autres enregistrements dans vos bases de données. L'enregistrement principal est-il associé à la bonne société et aux offres appropriées ? D'autres enregistrements en double ont-ils des associations susceptibles d'être rompues lors de la fusion ? Vos équipes marketing associées à ces comptes peuvent dépendre de ces associations.
Comment faire pour démêler cette toile ? Comment fusionner tous les enregistrements d'une manière logique, tout en s'assurant que les enregistrements restent synchronisés sur les deux plateformes et que rien ne soit endommagé au cours du processus ?
Dans cet article, nous expliquerons comment fonctionne le processus de déduplication entre HubSpot et Salesforce lorsqu'ils se synchronisent et analyserons en quoi ce processus est si problématique. Ensuite, nous verrons comment Insycle peut permettre de simplifier la déduplication des enregistrements synchronisés et vous éviter l'embarras de tâches manuelles répétitives.
Commençons par examiner pourquoi les données en double représentent un tel défi, en particulier dans deux systèmes distincts mais synchronisés.
Dans cet article, nous parlerons spécifiquement de la gestion des doublons entre HubSpot et Salesforce, mais des problèmes similaires existent avec toute intégration ou synchronisation de CRM.
L'impact des doublons sur vos efforts commerciaux et marketing
Les enregistrements de contacts en double impactent l'ensemble de votre entreprise. Ils vous coûtent de l'argent, nuisent à votre réputation et sapent la motivation de vos équipes qui s'en occupent quotidiennement.
Ce fait est parfaitement illustré dans une citation de Jonathan Block, vice-président du développement de produits de SiriusDecisions :
« Plus les enregistrements incorrects restent longtemps dans une base de données, plus l'impact financier est lourd. Ce point est illustré par la règle 1-10-100 : il faut 1 $ pour vérifier un enregistrement saisi, 10 $ pour le nettoyer et le dédupliquer et 100 $ si rien n'est fait, car les conséquences de ces erreurs se répètent sans cesse. »
Il s'agit d'une déclaration qui remonte en 2008. Des années plus tard, alors que les données client jouent un rôle encore plus important dans tout ce que font les entreprises et que les attentes des clients sont beaucoup plus élevées, vous vous demandez peut-être si ces coûts par enregistrement ne sont pas plusieurs fois plus élevés qu'auparavant.
Pourtant, la règle du 1-10-100 illustre un point crucial – il est préférable de ne jamais laisser de données en double dans votre CRM – mais une fois qu'elles sont là, il est essentiel qu'elles soient corrigées rapidement ou les coûts augmenteront de façon exponentielle avec le temps.
67 % des entreprises s'appuient sur les données CRM pour cibler et segmenter leurs clients. Sans processus fiables de traitement des données en double en place, il peut être impossible d'interagir avec les clients de manière personnalisée et efficace.
Les données en double causent de nombreux problèmes au sein d'une entreprise, mais ces problèmes s'aggravent lorsque nous parlons de paires distinctes de doublons sur des plateformes synchronisées.
Perte de productivité pour toutes les équipes qui utilisent les données client
Même dans des cas simples qui ne présentent pas les complications de devoir démêler plusieurs doublons sur des systèmes connectés, les doublons constituent une menace pour la productivité.
Pensez-y. Sans processus de déduplication cohérents en place sur l'ensemble de vos données clients, vos équipes sont obligées de gérer le problème elles-mêmes, de manière manuelle.
Vos équipes marketing devront approfondir vos données avant d'envoyer des campagnes pour résoudre des problèmes évidents. Vous ne voulez pas envoyer le même message à la même personne plusieurs fois. Ou appeler votre client « james » au lieu de « James ». Par ailleurs, les chances que votre service marketing puisse détecter tous les problèmes manuellement ou en utilisant des fonctions Excel compliquées sont minces.
Vos équipes commerciales devront fouiller dans les bases de données clients pour vérifier les enregistrements en double avant d'interagir avec des prospects. Elles doivent s'assurer que des informations essentielles ne sont pas disséminées entre plusieurs enregistrements. Autrement, elles pourraient perdre toute crédibilité lors de leurs appels en donnant l'impression à leurs interlocuteurs qu'elles n'ont pas suffisamment travaillé en amont.
Ensuite, les commerciaux doivent choisir le « bon » enregistrement dans lequel saisir les données et les notes relatives à leur appel. Les équipes commerciales dépendent de leur productivité et de leur rapidité pour atteindre leurs objectifs. L'ajout d'une autre étape à leur processus, comme la double vérification des enregistrements en double, aura certainement un impact sur leurs résultats.
Vos équipes en charge de l'assistance et de la réussite client sont confrontées à la même problématique. Elles s'appuient sur des informations contextuelles pour offrir une excellente expérience aux clients avec lesquels elles interagissent. Lorsque ce contexte est réparti entre plusieurs enregistrements client, elles doivent soit les rechercher manuellement, soit se contenter d'une expérience client de moindre qualité.
Ces doubles vérifications et ces arrêts pour raison technique sont tous terribles pour la productivité des équipes. La vérification des enregistrements en double doit être intégrée à leur processus chaque fois qu'elles interagissent avec un client.
Maintenant, imaginez qu'un enregistrement ne comporte pas seulement une paire d'enregistrements en double, mais cinq. Ou cinq doublons sur deux plateformes différentes, soit 10 enregistrements indépendants pour un client donné. Comment les équipes pourraient-elles déterminer quel est le « bon » enregistrement ? Auraient-elles même le temps de passer au crible tous ces enregistrements pour trouver les éléments de contexte dont elles ont besoin ? Sans doute pas.
Les situations avancées de données en double comme celle-ci laissent vos équipes face à un compromis : productivité contre efficacité. Elles doivent choisir si elles veulent perdre du temps à plonger dans les différents enregistrements ou les ignorer et accepter l'impact engendré sur leurs résultats. Dans la mesure du possible, aucune entreprise ne devrait confronter ses équipes à ce type de dilemme.
Réputation de la marque entachée
Les fiches clients en double peuvent également nuire à la réputation d'une marque. Les attentes des consommateurs évoluent. Aujourd'hui, 51 % des consommateurs s'attendent à ce que les entreprises anticipent leurs besoins et rendent leurs suggestions pertinentes avant de les contacter. On s'attend à ce que les entreprises possèdent déjà une longueur d'avance lors de chaque interaction. Vous avez besoin d'un aperçu complet de chaque contact dans votre système pour faire des suggestions pertinentes et interagir avec eux de manière adaptée, en fonction de leur situation.
Mettez-vous dans la peau d'un client qui reçoit les mêmes messages plusieurs fois sur plusieurs adresses e-mails différentes.
Ou imaginez interagir avec une entreprise et avoir l'impression qu'aucune de vos interactions précédentes n'est prise en compte. Chaque fois que vous entrez en contact avec une nouvelle personne, vous avez l'impression de repartir de zéro. Ces situations sont particulièrement agaçantes.
De surcroît, lorsque cela concerne de nombreuses paires de doublons sur plusieurs plateformes, ces problèmes s'aggravent.
Dans ce cas, votre équipe est amenée à vérifier l'exactitude d'un plus grand nombre d'enregistrements, qui présentent donc davantage de facteurs d'erreurs de personnalisation potentielles. Lorsque vous fusionnez des doublons, vous pouvez interrompre la synchronisation de ces enregistrements entre les deux plateformes, ce qui rend encore plus ardue la recherche et met en berne la confiance accordée aux données pour vos équipes.
Ces types de situations sont courants lorsque vous avez des données en double, qu'il s'agisse de contacts, d'entreprises, de comptes ou de prospects en double. Vos équipes n'auront pas les informations contextuelles nécessaires pour interagir efficacement avec les prospects et, en fin de compte, cela nuira à votre réputation auprès de ces prospects et clients.
Une vue client unique ébranlée
Le maintien d'une vue client unique est essentiel pour offrir de bonnes expériences aux clients et prospects. Cette vue client unique offre à vos équipes (marketing, commerciales et d'assistance) une source unique d'informations pour interagir avec les clients.
Seulement 8 % des entreprises déclarent avoir atteint une vue client unique pour orchestrer la personnalisation sur tous les canaux. Pour la majorité des entreprises, ce travail est toujours en cours.
Avec chaque enregistrement de contact en double, cette vue client unique est érodée. D'une source d'informations, vous passez à deux, trois ou quatre. Désormais, il n'y a plus de source de « vérité » – juste une collection d'enregistrements qui, ensemble, offrent une vue déconnectée de ce que la vérité pourrait être.
Et dans les situations où les enregistrements client ne sont pas synchronisés entre HubSpot et Salesforce, trois enregistrements en double deviennent six. Votre équipe doit alors parcourir plus d'enregistrements pour disposer d'informations pertinentes et complètes lors de leurs interactions et leurs envois de messages. Ces nombreux doublons augmentent les possibilités d'erreurs et les erreurs de personnalisation. En fin de compte, vous offrez à vos clients une interaction de moindre qualité.
La gestion de ces situations est complexe. Chaque plateforme a ses propres nuances dans sa façon de gérer la fusion des doublons. Il existe aussi des considérations spécifiques sur la façon dont les plateformes interagissent et partagent les données.
En définitive, vous voulez juste un moyen simple de conserver une vue client unique. Mais arriver à ce résultat peut être un vrai casse-tête.
Pourquoi la gestion des doublons lorsque HubSpot et Salesforce se synchronisent est si complexe
La gestion des doublons sur les systèmes HubSpot et Salesforce connectés est une illustration parfaite de problème qui peut sembler simple à première vue, mais qui s'avère bien plus complexe dans les détails.
Commençons par examiner comment HubSpot et Salesforce gèrent la fusion des doublons lors de la synchronisation dans les meilleurs scénarios. Ensuite, nous passerons en revue des cas plus avancés pour illustrer à quel point le problème peut devenir compliqué.
Dupliquer les contacts HubSpot et les contacts ou les leads Salesforce
HubSpot déduplique les leads et les contacts Salesforce en faisant correspondre les adresses e-mail. C'est le seul champ utilisé pour identifier les doublons. Souvent, cette action suffit pour nettoyer la majorité des doublons. Cependant, si vous avez affaire à la même personne, avec le même nom, le même nom de société et d'autres champs dans les deux bases de données, ils ne seront pas identifiés comme doublon et ne seront donc pas fusionnés pendant le processus s'ils ne partagent pas exactement la même adresse e-mail.
Deux contacts peuvent être presque identiques mais utiliser deux adresses e-mail différentes – jane@acme.com et jane@acme.co.uk, ou une adresse e-mail personnelle et une professionnelle par exemple – et ne pas être identifiés.
Cela signifie que vous devrez utiliser un processus manuel ou des fonctions Excel compliquées pour identifier et fusionner vous-même ces doublons dans les deux systèmes. Si vous fusionnez des doublons dans Excel, vous devez surveiller de près les associations d'enregistrements entre les deux plateformes pour vous assurer qu'une fois le travail terminé, la synchronisation soit maintenue.
Mais même lorsqu'une paire de doublons sur les deux plateformes partage une adresse e-mail, d'autres considérations peuvent rendre difficile la déduplication multiplateforme.
HubSpot offre certaines fonctionnalités de déduplication automatique pendant que la synchronisation avec Salesforce est active, ce qui peut être utile.
Lors de la création d'un nouvel enregistrement de contact, HubSpot recherchera dans Salesforce les enregistrements ayant un e-mail correspondant. Salesforce renverra tous les enregistrements correspondants et HubSpot choisira l'un d'entre eux à synchroniser avec HubSpot. Lors des mises à jour ultérieures dans Salesforce, HubSpot se synchronisera avec le contact mis à jour le plus récemment.
Mais il n'y a aucune garantie que l'enregistrement choisi soit l'enregistrement avec lequel vous souhaitez effectuer la synchronisation. Si vous avez des doublons dans votre base de données Salesforce, un enregistrement peut être le plus récemment mis à jour, mais contenir des données de qualité inférieure à un autre enregistrement.
Déduplication des contacts depuis Salesforce
Lorsque vous fusionnez directement des doublons dans Salesforce, vous devez vous assurer que cette action entraîne la fusion de tous les doublons dans un enregistrement maître qui se synchronise avec HubSpot. Si vous fusionnez dans le mauvais enregistrement, la synchronisation peut s'interrompre et entraîner la suppression de données.
Lorsque la synchronisation s'interrompt, un indicateur s'affiche sur la carte de synchronisation pour le contact HubSpot correspondant.
Déterminer le « bon » enregistrement dans lequel effectuer la fusion peut être fastidieux et vous oblige à analyser les données, à la main, sur les deux plateformes.
Pour identifier quel enregistrement Salesforce se synchronise avec un enregistrement HubSpot, vous devez accéder au contact HubSpot. Dans le panneau de gauche intitulé À propos de cette fiche de contact, cliquez sur Afficher toutes les propriétés.
Vous y trouverez les informations de type ID de prospect Salesforce ou ID de contact Salesforce . Vous devrez enregistrer la valeur, puis rechercher l'enregistrement correspondant dans Salesforce en utilisant cet ID uniquement pour identifier les enregistrements qui se synchronisent les uns avec les autres.
Passer d'une plateforme à l'autre pour s'assurer que cette étape primordiale est correctement exécutée est fastidieux, mais indispensable. Imaginez que vous deviez faire cela pour des centaines, voire des milliers de doublons – vous finiriez par vous arracher les cheveux.
Vous devez également tenir compte de vos paramètres de synchronisation HubSpot et Salesforce. Cette étape est importante car un paramètre incorrect peut entraîner la perte de données sur HubSpot.
Dans les paramètres de synchronisation HubSpot et Salesforce dans HubSpot, vous trouverez une section qui vous permet de choisir la manière dont les modifications spécifiques des données sont gérées sur HubSpot.
Ici, vous pouvez choisir si un contact ou un prospect est supprimé ou non lorsque le contact correspondant a été supprimé dans Salesforce.
Cette option est primordiale car elle vous permet de décider si un enregistrement de contact supprimé dans Salesforce doit être conservé dans HubSpot.
Toutefois, le problème réside dans le fait que lors de la déduplication des contacts, les enregistrements peuvent être accidentellement supprimés. Si les contacts HubSpot sont configurés pour être supprimés lorsque le contact Salesforce correspondant est supprimé, au moment où les contacts en double seront fusionnés dans Salesforce, le contact en double dans HubSpot sera supprimé et non fusionné dans l'enregistrement principal correspondant dans HubSpot. Cela peut entraîner une perte de données.
D'autre part, si les contacts HubSpot ne sont pas supprimés automatiquement par la synchronisation lors de la fusion, vous vous retrouverez avec des doublons persistants dans HubSpot que vous devrez dédupliquer directement dans HubSpot.
Déduplication des contacts depuis HubSpot
Le processus de déduplication des contacts dans HubSpot avec la synchronisation active revient à le faire directement au sein de Salesforce.
Lorsque vous fusionnez dans HubSpot, et afin de maintenir la synchronisation active, vous devez suivre le même processus d'identification des contacts qui se synchronisent actuellement avec Salesforce et choisir cet enregistrement comme enregistrement principal. Cela signifie passer au crible vos enregistrements et recouper les identifiants Salesforce, il s'agit d'un processus manuel qui prend du temps.
Entreprises HubSpot et comptes Salesforce en double
Les doublons d'entreprises et de comptes représentent un problème critique pour les équipes ABM. Avec des entreprises en double, les contacts peuvent être associés à différents enregistrements d'entreprise, ce qui oblige vos équipes à négliger des interlocuteurs cruciaux et à manquer des opportunités.
Il est possible d'avoir des entreprises en double dans HubSpot, indépendamment de Salesforce. Par exemple, lorsque des personnes importent de nouveaux contacts et entreprises dans HubSpot, de nouvelles entreprises en double peuvent être créées.
De plus, la fonctionnalité d'association automatique de HubSpot peut créer des entreprises en double à partir des e-mails de contacts. Par exemple, l'utilisation de différents sous-domaines tels que john@math.school.edu et jane@science.school.edu aboutiront à deux entreprises pour la même école. Il en sera de même pour le domaine de premier niveau des codes pays acme.com et acme.co.uk.
Les enregistrements d'entreprise peuvent également être créés par des intégrations externes avec des logiciels tiers. Ces systèmes peuvent éventuellement disposer de leurs propres règles pour la création de nouveaux enregistrements d'entreprise ou l'identification d'enregistrements existants, il est donc important que vous compreniez le fonctionnement de ces intégrations.
En ce qui concerne la synchronisation de Salesforce, HubSpot peut dédupliquer les entreprises à l'aide du champ ID de compte Salesforce. Lorsque les contacts se synchronisent avec Salesforce, HubSpot associe le contact à l'entreprise avec l'identifiant de compte Salesforce correspondant. S'il n'en existe pas, HubSpot créera une nouvelle entreprise et l'associera au contact.
Déduplication de comptes depuis Salesforce
La déduplication des comptes dans Salesforce est possible. Cependant, lorsque vous dédupliquez des comptes dans Salesforce, l'enregistrement principal est synchronisé avec HubSpot, mais l'entreprise dupliquée dans HubSpot reste. Elle ne dispose plus d'ID de compte Salesforce car le doublon dans Salesforce a été fusionné.
Vous pourrez donc éventuellement résoudre un problème de comptes en double dans Salesforce, mais la désorganisation reste la même dans HubSpot, sans moyen simple de les dédupliquer. Ces entreprises en double restent orphelines dans HubSpot, encombrant votre base de données. Le problème s'aggrave car vous ne pouvez pas dédupliquer les entreprises dans HubSpot lors de la synchronisation avec Salesforce.
Déduplication des entreprises depuis HubSpot
L'un des principaux inconvénients est que vous ne pouvez pas fusionner des entreprises HubSpot en double lorsque l'l'intégration HubSpot-Salesforce est active.
Pour fusionner des entreprises HubSpot, vous devez désinstaller l'intégration, dédupliquer les enregistrements de votre entreprise, puis réinstaller l'intégration. Il s'agit d'une tâche critique susceptible de générer d'autres problèmes supplémentaires.
Le marketing et les ventes basés sur les comptes sont impactés. Il se peut que vous ayez encore des contacts associés aux mauvais enregistrements d'entreprise, ce qui oblige vos équipes à passer au crible manuellement les données pour les mettre en contexte. Dans de nombreux cas, ils passeront complètement à côté des informations contextuelles.
Offres HubSpot et opportunités Salesforce en double
La déduplication des offres HubSpot et des opportunités Salesforce représente un autre problème pour les équipes commerciales. Aucune des deux plateformes ne fournit un moyen natif permettant de dédupliquer les offres ou les opportunités, et par conséquent, il n'y a aucun moyen de dédupliquer sur les deux systèmes pendant que la synchronisation est active.
Pourtant, il existe des situations où des offres et des opportunités en double peuvent apparaître, semer la confusion et créer des problèmes.
Le douloureux processus de déduplication et de synchronisation pour HubSpot et Salesforce
Plus le nombre d'enregistrements en double est important, plus la situation se complique.
Vous devez choisir l'enregistrement principal approprié, vérifier qu'il soit correctement synchronisé entre les deux plateformes et vous assurer de fusionner efficacement les enregistrements pour conserver les données client et faciliter une vue de client unique.
Tous ces facteurs distincts aboutissent à ce qui peut sembler être une situation impossible à gérer. Tout le problème de la synchronisation de la déduplication de HubSpot et Salesforce est un peu difficile à comprendre, et encore plus à mettre en œuvre.
Pourtant, en utilisant Insycle, vous pouvez simplifier le processus et vous assurer que vous effectuez une déduplication cohérente sur les deux plateformes, tout en vous assurant que vos enregistrements restent synchronisés.
Insycle — Solution complète de gestion des doublons pour HubSpot et Salesforce
Insycle prend ce processus de déduplication dans les bases de données HubSpot et Salesforce et le simplifie, ce qui permet de vous épargner toutes les vérifications manuelles et bien des embarras. Avec Insycle, vous pouvez installer un processus de gestion des doublons qui propose des règles et un comportement fiables et cohérents sur les deux plateformes.
Avec Insycle, vous pouvez vous assurer que vos bases de données HubSpot et Salesforce soient dédupliquées et que la synchronisation reste active. Cette action se fait en « marquant » l'enregistrement principal lors de la fusion dans l'un des CRM, puis en utilisant ce marquage dans les règles de sélection principales de l'autre CRM. Le résultat est une paire d'enregistrements principaux, un sur chaque plateforme, qui restent synchronisés.
Vous pouvez démarrer votre processus de déduplication depuis Salesforce ou HubSpot, puis effectuer la déduplication dans l'autre CRM.
Décomposons le processus étape par étape. Dans cet exemple, nous allons commencer par effectuer la fusion dans Salesforce puis dans HubSpot, mais vous pouvez utiliser le même processus dans le sens opposé, c'est-à-dire d'abord dans HubSpot puis dans Salesforce.
Étape 1 : Créer des champs personnalisés pour marquer l'enregistrement principal
Afin de marquer l'enregistrement principal, vous devez créer un champ personnalisé sur les deux plateformes pour capturer le marquage principal. Il s'agit d'une configuration unique.
Le nouveau champ personnalisé doit être nommé « Enregistrement principal de déduplication » et doit être ajouté à tout enregistrement que vous prévoyez de dédupliquer.
Insycle remplira automatiquement ce champ avec la bonne valeur. Pour empêcher les utilisateurs de modifier accidentellement sa valeur, vous pouvez masquer ce champ de la présentation par défaut ou le rendre non modifiable à partir de l'affichage.
Ajouter le champ personnalisé dans Salesforce pour les comptes
- Libellé : Enregistrement principal de déduplication
- Nom de l'API : Deduplication_Master_Record__c
- Type de données : Case à cocher
Ajouter le champ personnalisé dans HubSpot pour les entreprises
- Libellé : Enregistrement principal de déduplication
- Nom de l'API : deduplication_master_record
- Type de données : Case à cocher unique
Ensuite, vous devez le configurer dans les paramètres de synchronisation pour copier la valeur du champ personnalisé de Salesforce vers HubSpot (dans un sens).
Vous pouvez suivre le même processus pour les contacts, les prospects, les opportunités et les offres, et créer le champ personnalisé approprié et les mappages de synchronisation.
Étape 2 : Dédupliquer les contacts Salesforce dans Insycle
Vous pouvez désormais démarrer le processus de fusion des doublons Salesforce avec Insycle, en grande quantité et automatiquement.
Vous pouvez suivre le processus de déduplication comme vous le feriez sans la synchronisation en place. Dans cet exemple, nous dédupliquons par comptes Salesforce en utilisant :
- Nom du compte : sans tenir compte des termes courants tels que Inc., Incorporated, LLC. de sorte que « amce inc » et « Acme Incorporated » correspondent.
- URL du site Web – sans tenir compte du domaine, du sous-domaine et du protocole de premier niveau, en utilisant efficacement le nom de domaine à des fins de comparaison. Par exemple : acme au lieu de www.acme.com, http://acme.com, https://acme.co.uk, uk.acme.com
Au cours de ce processus, vous pouvez définir des règles flexibles pour choisir un « enregistrement principal » dans lequel tous les autres enregistrements en double seront fusionnés.
Dans le cadre du processus de fusion, Insycle remplira automatiquement « l'enregistrement principal de déduplication » avec la valeur « VRAI » pour l'enregistrement principal choisi, sur la base des règles de sélection de l'enregistrement principal.
Étape 3 : Utiliser Insycle pour dédupliquer vos enregistrements HubSpot
Avec Insycle, vous pouvez dédupliquer les entreprises HubSpot en masse et automatiquement, même lorsque la synchronisation avec Salesforce est active. Vous n'avez pas besoin de désinstaller l'intégration Salesforce de HubSpot.
Après la fusion dans Salesforce, la valeur de l'« Enregistrement principal de déduplication » définie par Insycle se synchronisera automatiquement de Salesforce à HubSpot et pourra être utilisée dans les critères de « Sélection principale ».
À l'étape « Sélection principale », définissez une seule règle « Enregistrement principal de déduplication » sur Vrai (Oui). Cela garantira que l'enregistrement principal sur HubSpot s'aligne sur l'enregistrement principal de Salesforce. La valeur « Enregistrement principal de déduplication » est disponible dans HubSpot en raison de la synchronisation.
Exécutez le processus de déduplication dans Insycle comme vous le feriez normalement. Désormais, tous vos doublons peuvent être fusionnés, à la fois sur HubSpot et Salesforce, tout en conservant l'enregistrement principal adéquat et en maintenant la synchronisation.
Plus de doublons. Plus besoin de vérifier les ID de compte Salesforce et de revérifier pour vous assurer que vous choisissez le bon enregistrement principal. Plus de réseaux de doublons confus sur plusieurs plateformes. Vous exécutez la déduplication dans les deux CRM et liez la synchronisation à l'aide des fonctionnalités de déduplication avancées d'Insycle.
Tout ce que vous avez à faire est d'ajouter un champ personnalisé à vos types d'enregistrement sur les deux plateformes, et Insycle s'occupera du reste.
Avec Insycle, vous pouvez exécuter le processus de déduplication en mode aperçu pour examiner les modifications avant qu'elles ne soient mises à jour dans le CRM, générer un rapport CSV des doublons et configurer la déduplication pour qu'elle s'exécute automatiquement de manière récurrente.
Tout mettre ensemble : un exemple
Dans cet exemple, nous avions un compte en double dans Salesforce et une entreprise en double correspondante dans HubSpot.
| Salesforce | HubSpot |
| Acme – ID de compte 0011N00001sZkioQAC | Acme – ID de compte Salesforce 0011N00001sZkioQAC |
| Acme – ID de compte 0011N00001sZkQHQA0 | Acme – ID de compte Salesforce 0011N00001sZkQHQA0 |
Nous avons utilisé Insycle pour fusionner en bloc des comptes dans Salesforce, et Acme était l'un des comptes fusionnés.
Dans le cadre de la fusion, Insycle a automatiquement rempli « Enregistrement principal de déduplication » pour l'ID de compte principal 0011N00001sZkQHQA0 dans Salesforce.
Après la fusion, la synchronisation Salesforce<>HubSpot a propagé deux modifications dans HubSpot :
- Mise à jour du champ « Enregistrement principal de déduplication » pour l'entreprise liée à l'ID de compte Salesforce 0011N00001sZkQHQA0 afin qu'il corresponde à la valeur définie par Insycle dans Salesforce.
- L'ID de compte Salesforce de l'entreprise qui était liée à l'ID de compte Salesforce 0011N00001sZkioQAC a été supprimé, car ce compte n'existe plus dans Salesforce.
Voici une capture d'écran montrant les entreprises dans HubSpot après la fusion dans Salesforce.
Comme vous pouvez le voir, l'entreprise liée à l'ID de compte Salesforce 0011N00001sZkQHQA0 est marquée comme principale, et nous avons une entreprise orpheline, une entreprise en double non liée à Salesforce.
Ensuite, nous dédupliquons les entreprises dans HubSpot et l'objectif est de conserver l'entreprise liée à l'ID de compte Salesforce 0011N00001sZkQHQA0 afin de maintenir la synchronisation avec Salesforce.
Pour cela, nous avons utilisé la valeur « Oui » pour « Enregistrement principal de déduplication » dans les règles de sélection principale. Ainsi, nous sommes certains que l'entreprise Acme liée à l'ID de compte Salesforce 0011N00001sZkQHQA0 est sélectionnée.
Désormais, il n'y a plus de doublons dans Salesforce et HubSpot et les enregistrements fusionnés se synchronisent. Nous pouvons exécuter la déduplication en bloc sur l'ensemble des bases de données Salesforce et HubSpot et planifier son exécution automatique de manière récurrente.
Gestion unifiée des données Insycle dans HubSpot et Salesforce
L'intégration entre HubSpot et Salesforce est à la fois indispensable et complexe. Il existe de nombreuses différences entre les plateformes, notamment concernant la façon dont elles fonctionnent et partagent des données entre elles. Insycle vous aide à naviguer entre ces différences et à vous concentrer sur ce qui compte — en éliminant les données en double dans vos bases de données clients et en gardant votre synchronisation active.
Insycle va au-delà de la déduplication des données. C'est une solution unifiée de gestion des données qui permet de répondre à une variété de besoins relatifs au nettoyage, à l'exploitation et au partage des données. Insycle simplifie la gestion, l'automatisation et la maintenance des données clients afin d'améliorer les résultats de vos efforts commerciaux et marketing.
Contrairement aux outils qui s'attaquent à un problème de données pour un CRM, Insycle offre une solution complète pour tous vos besoins de gestion des données clients et fonctionne de la même manière sur plusieurs CRM. Souvent, lorsque les entreprises adoptent Insycle, elles consolident et remplacent les outils existants, et réalisent des économies par la même occasion. Une formation, un audit de sécurité, une relation fournisseur – pour tous vos besoins en gestion de données. Vos services achats et informatique seront également comblés.
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