Haben Sie schon einmal versucht, Kontakte in HubSpot und Salesforce zu deduplizieren, während die beiden Plattformen synchronisiert werden? Falls ja, dann wissen Sie, dass dies ziemlich kompliziert sein kann.
Die Beseitigung doppelter Datensätze in Ihrem CRM ist schon schwierig genug, ohne dass Sie sich um die Probleme bei der Synchronisierung zweier Plattformen kümmern müssen.
Beide Plattformen, HubSpot und Salesforce, gehen mit doppelten Datensätzen unterschiedlich um, was beim Zusammenführen von Duplikaten zu berücksichtigen ist. Wenn Sie dies nicht berücksichtigen, besteht die Möglichkeit, dass viele doppelte Kontakte in Ihrem System unerkannt bleiben, obwohl sie viele Daten in anderen Feldern gemeinsam haben.
Doch die Schwierigkeiten enden nicht bei plattformspezifischen Besonderheiten. Wenn Sie doppelte Datensätze in verschiedenen CRM-Systemen zusammenführen, müssen Sie die Synchronisierung sicherstellen. Daher ist es notwendig, den jeweiligen „Stammdatensatz“ zu bestimmen. Doch das ist oft leichter gesagt als getan.
Um die korrekte Zusammenführung und die Verwendung des richtigen Stammdatensatzes auf beiden Plattformen sicherzustellen, ist eine manuelle Prüfung erforderlich. Bei einer Kundendatenbank mit Tausenden von doppelten Kundendatensätzen ist diese Aufgabe kaum zu bewältigen.
Außerdem müssen Sie sich überlegen, wie die Zusammenführung überhaupt funktioniert. Wenn zwei Datensätze in Salesforce zusammengeführt werden, werden diese dann auch in HubSpot zusammengeführt? Aber selbst das herauszufinden, kann etwas unübersichtlich werden. Die richtige Antwort lautet: „Manchmal, je nach Einstellung“.
Das führt dazu, dass Unternehmen einen langwierigen Prozess bewältigen müssen. Sie müssen zwischen beiden Plattformen hin- und herwechseln, um Tests durchzuführen und die Funktionsweise zu verstehen, die Datensatz-IDs zu überprüfen, die Zusammenführung der richtigen Datensätze sicherzustellen und die Synchronisierung am Laufen zu halten.
Dieser komplizierte Deduplizierungsprozess ist zeitaufwendig und sehr mühsam – selbst wenn es sich nur um einen einzigen doppelten Datensatz auf beiden Plattformen handelt.
Doch wie kompliziert wird es erst, wenn es mehr als zwei Duplikate sowohl in HubSpot als auch in Salesforce gibt. Was ist, wenn für einen bestimmten Kontakt sechs doppelte Datensätze in Salesforce und fünf doppelte Datensätze in HubSpot vorliegen? Werden HubSpot und Salesforce überhaupt in der Lage sein, sie alle als Duplikate zu erkennen? Müssen Sie Duplikate auf beiden Plattformen getrennt zusammenführen?
Darüber hinaus muss überlegt werden, wie diese Duplikate mit anderen Datensätzen in Ihren Datenbanken verknüpft werden. Ist der Stammdatensatz mit dem richtigen Unternehmen und den richtigen Deals verknüpft? Gibt es andere doppelte Datensätze, deren Verknüpfungen bei der Zusammenführung verloren gehen könnten? Ihre kundenbezogenen Marketingteams könnten auf diese Verknüpfungen angewiesen sein.
Doch wie lässt sich dieses Geflecht entwirren? Wie lassen sich alle Datensätze sinnvoll zusammenführen und gleichzeitig sicherstellen, dass die Datensätze über die beiden Plattformen hinweg synchronisiert bleiben und dabei nichts verloren geht?
In diesem Artikel erfahren Sie, wie die Deduplizierung zwischen HubSpot und Salesforce bei der Synchronisierung funktioniert und warum diese so schwierig ist. Anschließend werfen wir einen Blick darauf, wie Insycle die Deduplizierung synchronisierter Datensätze vereinfachen und die Arbeitslast durch sich wiederholende manuelle Aufgaben verringern kann.
Zunächst gehen wir der Frage nach, warum doppelte Daten ein so großes Problem darstellen, vor allem bei zwei getrennten, aber miteinander synchronisierten Systemen.
In diesem Artikel geht es insbesondere um den Umgang mit Duplikaten zwischen HubSpot und Salesforce – aber ähnliche Probleme gibt es bei jeder CRM-Integration bzw. -Synchronisierung.
Die Auswirkungen von Duplikaten auf Ihre Vertriebs- und Marketingmaßnahmen
Die Probleme durch doppelte Kontaktdatensätze ziehen sich durch das ganze Unternehmen. Sie kosten Geld, schädigen den Ruf und zehren an der Motivation und an der Nervenstärke der Teams, die täglich mit ihnen arbeiten.
Diese Tatsache wird sehr gut in einem Zitat von Jonathan Block, SiriusDecisions Vice President der Abteilung für Produktentwicklung, verdeutlicht:
„Je länger fehlerhafte Datensätze in einer Datenbank verbleiben, desto mehr Kosten verursachen sie. Das zeigt die 1-10-100-Regel: Es kostet 1 Dollar, einen Datensatz bei der Eingabe zu überprüfen, 10 Dollar, ihn zu bereinigen und zu deduplizieren, und 100 Dollar, wenn nichts unternommen wird, da die Folgen der mit einhergehenden Fehler immer wieder zutage treten.“
Diese Aussage stammt aus dem Jahr 2008. Jahre später – als Kundendaten eine noch größere Rolle bei allen Geschäftstätigkeiten spielen und die Kundenerwartungen viel höher sind – stellt sich die Frage, ob diese Kosten pro Datensatz nicht um ein Vielfaches höher sind als damals.
Dennoch veranschaulicht die 1-10-100-Regel einen sehr wichtigen Aspekt: Es ist am besten, doppelte Daten von Anfang an in Ihrem CRM zu vermeiden. Doch wenn sie erst einmal vorhanden sind, ist es wichtig, sie schnell zu beseitigen, da sonst die Kosten im Laufe der Zeit exponentiell ansteigen.
67 % der Unternehmen verlassen sich auf CRM-Daten, um Kunden zielgerichtet anzusprechen und zu segmentieren. Ohne zuverlässige Verfahren für den Umgang mit doppelten Datensätzen ist es unmöglich, Kunden individuell und erfolgreich anzusprechen.
Doppelte Datensätze verursachen in einem Unternehmen zahlreiche Probleme, die sich jedoch noch zuspitzen, wenn es sich um getrennte Paare von Duplikaten auf synchronisierten Plattformen handelt.
Produktivitätsverluste in allen Teams, die mit Kundendaten arbeiten
Selbst in einfachen Fällen – ohne das komplizierte Beheben mehrerer Duplikate in verbundenen Systemen – sind doppelte Datensätze ein echter Produktivitätskiller.
Überlegen Sie mal. Ohne konsistente Deduplizierungsprozesse für Ihre Kundendaten sind Ihre Teams gezwungen, das Problem selbst in den Griff zu bekommen – und zwar manuell.
Ihre Marketingteams müssen sich mit den Daten intensiv befassen, bevor sie Kampagnen starten, um zunächst offensichtliche Probleme zu lösen. Schließlich soll die gleiche Nachricht nicht mehrmals an dieselbe Person gesendet werden. Und der Adressat soll auch nicht mit „Herr meier“ anstelle von „Herr Meier“ angesprochen werden. Es ist nicht sehr wahrscheinlich, dass es der Marketingabteilung gelingt, derartige Probleme manuell oder mit komplexen Excel-Funktionen zu beheben.
Ihre Vertriebsteams müssen sich regelrecht durch Kundendatenbanken wühlen, um nach doppelten Datensätzen zu suchen, bevor sie mit potenziellen Kunden in Kontakt treten. Sie müssen sichergehen, dass sie keine wichtigen Informationen übersehen, die auf mehreren Datensätzen verteilt sind. Anderenfalls erwecken sie beim Verkaufsgespräch möglicherweise den Eindruck, sie hätten ihre Hausaufgaben nicht gemacht.
Anschließend müssen die Vertriebsmitarbeiter den „richtigen“ Datensatz auswählen, um dort neue Daten und Notizen aus dem Gespräch einzugeben. Zum Erreichen der Vertriebsziele sind Produktivität und Schnelligkeit entscheidend. Daher wirkt sich jeder zusätzliche Arbeitsschritt, wie z. B. die wiederholte Prüfung auf doppelte Datensätze, negativ auf die Ergebnisse aus.
Ihre Teams für Kundensupport und -erfolg stehen vor derselben Herausforderung. Sie benötigen die richtigen Hintergrundinformationen, um jeden Kunden bestmöglich zu betreuen. Wenn diese Informationen in verschiedenen Kundendatensätzen zu finden sind, müssen sie entweder manuell danach suchen oder können nur einen schlechteren Service bieten.
Diese doppelten Suchvorgänge und unnötigen Unterbrechungen beeinträchtigen die Produktivität dieser Teams. Zudem muss die Suche nach Duplikaten bei jedem Kundenkontakt in den Arbeitsvorgang einbezogen werden.
Stellen Sie sich nun vor, dass ein Datensatz nicht nur ein Duplikatpaar besitzt, sondern fünf. Oder fünf Duplikate auf zwei verschiedenen Plattformen, sodass 10 unabhängige Datensätze für einen einzigen Kunden vorliegen. Wie lässt sich da jemals feststellen, welches der „richtige“ Datensatz ist? Haben die Mitarbeiter überhaupt die Zeit, all diese Datensätze nach den benötigten Informationen zu durchforsten? Wohl eher nicht.
In Situationen wie diesen, in denen so viele Duplikate vorliegen, müssen Ihre Teams zwischen Produktivität und Effektivität abwägen. Sie müssen sich entscheiden, ob sie Zeit mit der Suche nach den verschiedenen Datensätzen verschwenden oder sie ignorieren und dadurch entsprechende Nachteile in Kauf nehmen wollen. Unternehmen sollten es wenn möglich vermeiden, ihre Mitarbeiter in eine solche Lage zu bringen.
Geschädigter Ruf der Marke
Doppelte Kundendatensätze können auch dem Ruf einer Marke schaden. Die Erwartungshaltung der Verbraucher ändert sich. Heute erwarten 51 % der Verbraucher, dass Unternehmen ihre Wünsche vorhersehen und passende Angebote unterbreiten, bevor sie mit ihnen in Kontakt treten. Unternehmen sollen bei jeder Kontaktaufnahme sofort ins Schwarze treffen. Deshalb benötigen sie in ihrem System vollständige Informationen zu jedem Kontakt, damit sie auch wirklich interessante Angebote vorlegen und auf den jeweiligen Kunden gezielt eingehen können.
Angenommen, Sie sind ein Kunde und erhalten mehrfach dieselbe Nachricht in verschiedenen E-Mails.
Oder Sie haben auch schon einmal die Erfahrung gemacht, dass Sie mit einem Unternehmen zu tun hatten, dass anscheinend keine Ihrer bisherigen Interaktionen berücksichtigt hatte. Bei jedem Gespräch mit einer neuen Kontaktperson hatten Sie das Gefühl, wieder bei Null anzufangen. Es ist nur allzu verständlich, dass so etwas Kunden schnell verärgert.
Gibt es mehrere Duplikatpaare auf verschiedenen Plattformen häufen sich diese Situationen.
In dem Fall gibt es noch mehr Datensätze, die Ihr Team auf relevante Informationen prüfen muss. Es gibt mehr Quellen für Personalisierungsfehler. Wenn Sie Duplikate zusammenführen, könnte die Synchronisierung dieser Datensätze zwischen den beiden Plattformen unterbrochen werden, sodass es für Ihre Teams noch schwieriger wird, die relevanten Daten zu finden und sich auf diese zu verlassen.
Solche Situationen entstehen häufig, wenn es doppelte Datensätze gibt – unabhängig davon, ob es sich um doppelte Kontakte, Unternehmen, Accounts oder Leads handelt. Ihren Teams fehlt dann der Kontext, der für eine erfolgreiche Kontaktaufnahme mit potenziellen Kunden erforderlich ist, sodass Ihr Ruf bei diesen Interessenten und Kunden letztlich geschädigt wird.
Verzerrte Sichtweise einzelner Kunden
Eine einheitliche Sicht auf die Kundendaten ist ausschlaggebend, um Kunden und Interessenten eine optimale Betreuung zu bieten. Daher stellt ein zentraler Kundendatensatz für Ihre Marketing-, Vertriebs- und Supportteams eine einzige und zuverlässige Informationsquelle für die Interaktion mit den Kunden dar.
Nur 8 % der Unternehmen geben an, dass sie über eine zentrale Sicht auf ihre Kunden verfügen, um so die Personalisierung über alle Kommunikationskanäle hinweg zu orchestrieren. In den meisten Unternehmen ist dieses Ziel zwar angestrebt, wurde aber bisher nie erreicht.
Mit jedem doppelten Kontaktdatensatz wird diese zentrale Datenquelle aufgeweicht. Aus einer einzigen Informationsquelle werden zwei. Oder drei. Oder vier. Jetzt gibt es keine zentrale, wirklich zuverlässige Datenquelle mehr, sondern nur noch eine Sammlung von Datensätzen, die in ihrer Summe ein unzusammenhängendes Bild ergeben, das möglicherweise die Realität abbildet.
Und in Fällen, in denen Kundendatensätze nicht zwischen HubSpot und Salesforce synchronisiert werden, werden aus drei Duplikaten sechs. Jetzt gibt es mehr Datensätze, die Ihr Team sichten muss, um vollständige Informationen über sämtliche Interaktionen und Nachrichten zu erhalten. Das bedeutet mehr Raum für Missverständnisse und Personalisierungsfehler – und letztendlich auch ein schlechteres Kundenerlebnis
Der Umgang mit solchen Situationen ist schwierig. Jede Plattform hat ihre eigenen Besonderheiten bei der Zusammenführung von Duplikaten. Außerdem gibt es bestimmte Faktoren, wie Plattformen interagieren und Daten gemeinsam nutzen.
Eigentlich suchen alle nur nach einer einfachen Möglichkeit, um einen zentralen Kundendatensatz zu erhalten. Aber das zu schaffen, kann mitunter Kopfschmerzen bereiten.
Gründe für die Schwierigkeiten in der Handhabung von Duplikaten bei der Synchronisierung von HubSpot und Salesforce
Die Verwaltung von Duplikaten in verknüpften HubSpot- und Salesforce-Systemen ist ein gutes Beispiel für ein Problem, das auf den ersten Blick ganz simpel erscheint. Doch sobald man sich mit dem Thema befasst und die Zusammenhänge erkennt, wird es immer komplizierter.
Zunächst sehen wir uns an, wie HubSpot und Salesforce bestenfalls mit der Zusammenführung von Duplikaten bei der Synchronisierung umgehen. Anschließend betrachten wir komplexere Szenarien, um zu verdeutlichen, wie verzwickt das Problem werden kann.
Doppelte HubSpot- und Salesforce-Kontakte bzw. -Leads
HubSpot dedupliziert Salesforce-Leads und -Kontakte, indem E-Mail-Adressen abgeglichen werden. Es ist das einzige Feld, das zur Identifizierung von Duplikaten verwendet wird. Oft reicht das schon aus, um einen Großteil der Duplikate zu bereinigen, doch wenn eine Person mit demselben Namen, Firmennamen und anderen Feldern in beiden Datenbanken vorhanden ist, wird sie nicht als Duplikat erkannt. Folglich wird sie auch nicht beim Zusammenführen erfasst, sofern sie nicht genau dieselbe E-Mail-Adresse aufweist.
Zwei Kontaktdatensätze könnten fast identisch sein, aber zwei unterschiedliche E-Mail-Adressen beinhalten – z. B. jane@acme.com und jane@acme.co.uk oder eine private und eine geschäftliche E-Mail-Adresse – und würden daher nicht identifiziert.
Das bedeutet, dass Sie diese Duplikate manuell oder mithilfe komplizierter Excel-Funktionen in beiden Systemen selbst ermitteln und zusammenführen müssen. Wenn Sie Duplikate in Excel zusammenführen, müssen Sie die Zuordnungen der Datensätze zwischen den beiden Plattformen genau im Auge behalten, um sicherzustellen, dass die Synchronisierung anschließend weiterhin funktioniert.
Aber selbst wenn für ein Duplikatpaar auf beiden Plattformen dieselbe E-Mail-Adresse vorhanden ist, gibt es noch weitere Aspekte, die eine plattformübergreifende Deduplizierung erschweren können.
HubSpot bietet verschiedene Funktionen zur automatischen Deduplizierung während der Synchronisierung mit Salesforce, die hilfreich sein können.
Sobald ein neuer Kontaktdatensatz erstellt wird, sucht HubSpot in Salesforce nach Datensätzen, die eine übereinstimmende E-Mail enthalten. Salesforce gibt alle entsprechenden Datensätze zurück, woraufhin HubSpot einen davon für die Synchronisierung auswählt. Bei nachfolgenden Aktualisierungen in Salesforce wird HubSpot mit dem zuletzt aktualisierten Kontakt synchronisiert.
Es gibt jedoch keine Garantie dafür, dass der gewählte Datensatz auch der ist, mit dem die Synchronisierung erfolgen soll. Falls in Ihrer Salesforce-Datenbank Duplikate vorhanden sind, kann ein Datensatz zwar der zuletzt aktualisierte sein, aber Daten von geringerer Qualität als ein anderer Datensatz enthalten.
>Deduplizierung von Kontakten aus Salesforce
Wenn Sie Duplikate direkt in Salesforce zusammenführen, müssen Sie darauf achten, dass alle Duplikate in einen Stammdatensatz zusammengeführt werden, der dann mit HubSpot synchronisiert wird. Werden diese im falschen Datensatz zusammengeführt, kommt es zu Fehlern bei der Synchronisierung und Datenverluste können die Folge sein.
Wenn die Synchronisierung nicht ordnungsgemäß funktioniert, wird auf der Synchronisierungskarte für den entsprechenden HubSpot-Kontakt ein entsprechender Hinweis angezeigt.
Die Ermittlung des „richtigen“ Datensatzes für die Zusammenführung kann sehr mühsam sein und setzt voraus, dass Sie die Daten auf beiden Plattformen einzeln überprüfen.
Um herauszufinden, welcher Salesforce-Datensatz mit einem HubSpot-Datensatz synchronisiert wird, navigieren Sie zu dem HubSpot-Kontakt. Dann klicken Sie im linken Bereich mit dem Titel Über diesen Kontakt auf Alle Eigenschaften anzeigen.
Dort können Sie nach der Eigenschaft Salesforce Lead ID oder Salesforce Contact ID suchen. Sie müssen den Wert speichern und anschließend den entsprechenden Datensatz in Salesforce mit dieser ID finden, um zu ermitteln, welche Datensätze miteinander synchronisiert werden.
Um dafür zu sorgen, dass dieser sehr wichtige Schritt richtig durchgeführt wird, müssen Sie ständig zwischen den Plattformen hin- und herwechseln. Das ist nervenaufreibend, aber nötig. Stellen Sie sich vor, Sie müssten dies für Hunderte oder gar Tausende von Duplikaten tun – es wäre einfach nicht machbar.
Darüber hinaus müssen Sie Ihre HubSpot- und Salesforce-Einstellungen für die Synchronisierung berücksichtigen. Dies ist wichtig, da eine falsche Einstellung in HubSpot zu Datenverlusten führen kann.
In den HubSpot- und Salesforce-Einstellungen für die Synchronisierung in HubSpot finden Sie einen Abschnitt, in dem Sie festlegen können, wie bestimmte Datenänderungen in HubSpot gehandhabt werden sollen.
Hier können Sie auswählen, ob ein Kontakt oder Lead gelöscht werden soll, wenn der entsprechende Kontakt in Salesforce gelöscht wurde.
Das ist doch etwas, was Sie sicherlich möchten, oder? Wenn Sie einen Kontaktdatensatz in Salesforce löschen, ist es nicht sinnvoll, ihn in HubSpot beizubehalten.
Doch beim Deduplizieren von Kontakten kann es passieren, dass Datensätze versehentlich gelöscht werden. Wenn in HubSpot in den Einstellungen festgelegt ist, dass Kontakte gelöscht werden, sobald der entsprechende Salesforce-Kontakt gelöscht wird, dann wird beim Zusammenführen von Duplikaten in Salesforce der doppelte Kontakt in HubSpot gelöscht und nicht mit dem entsprechenden Master in HubSpot zusammengeführt. Dadurch können Daten verloren gehen.
Wenn hingegen HubSpot-Kontakte bei der Synchronisierung nicht automatisch gelöscht werden, bleiben in HubSpot Duplikate zurück. Diese müssen nun direkt in HubSpot dedupliziert werden.
Deduplizierung von Kontakten aus HubSpot
Das Verfahren zum Deduplizieren von Kontakten in HubSpot bei aktiver Synchronisierung ähnelt dem direkt in Salesforce ausgeführten Vorgang.
Damit die Synchronisierung weiterhin funktioniert, müssen Sie bei der Zusammenführung in HubSpot die Kontakte ermitteln, die derzeit mit Salesforce synchronisiert werden, und dann diesen Datensatz als Stammdatensatz auswählen. Das bedeutet, dass Sie Ihre Datensätze durchgehen und die Salesforce-IDs abgleichen müssen – eine sehr zeitaufwendige manuelle Arbeit.
Doppelte HubSpot-Unternehmen und Salesforce-Accounts
Doppelte Unternehmen und Accounts sind ein wesentliches Problem für ABM-Teams. Bei doppelten Unternehmen ist es möglich, dass Kontakte mit verschiedenen Unternehmensdatensätzen verknüpft sind, sodass Ihre Teams wichtige Interessenten übersehen und Geschäftschancen verpassen können.
Unabhängig von Salesforce kann es in HubSpot doppelte Unternehmensdatensätze geben. Wenn beispielsweise neue Kontakte und Unternehmen in HubSpot importiert werden, entstehen eventuell neue Unternehmensduplikate.
Zudem werden durch die automatische Zuordnungsfunktion von HubSpot aus den E-Mail-Adressen der Kontakte eventuell doppelte Unternehmensdatensätze erstellt. Zum Beispiel werden bei unterschiedlichen Subdomains wie john@math.school.edu und jane@science.school.edu zwei Datensätze für dieselbe Schule angelegt. Gleiches gilt für die länderspezifischen Top-Level-Domains acme.com und acme.co.uk.
Unternehmensdatensätze können auch durch Einbindung von Drittanbietersoftware erstellt werden. Solche Systeme verfügen mitunter über eigene Regeln für die Erstellung neuer Unternehmensdatensätze oder die Erkennung vorhandener Datensätze. Daher ist es sehr wichtig, die Funktionsweise dieser Integrationslösungen zu kennen.
Bei der Synchronisierung mit Salesforce kann HubSpot Unternehmen anhand des Feldes Salesforce-Account-ID deduplizieren. Wenn Kontakte mit Salesforce synchronisiert werden, verknüpft HubSpot den Kontakt mit dem entsprechenden Unternehmen mit der passenden Salesforce-Account-ID. Wenn keine vorhanden ist, erstellt HubSpot einen neuen Unternehmensdatensatz und verknüpft ihn mit dem Kontakt.
Deduplizierung von Accounts aus Salesforce
Die Deduplizierung von Accounts aus Salesforce ist grundsätzlich möglich. Wenn Sie jedoch Accounts in Salesforce deduplizieren, wird zwar der Stammdatensatz mit HubSpot synchronisiert, aber das Unternehmensduplikat in HubSpot wird beibehalten. Allerdings besitzt es keine Salesforce-Account-ID mehr, da das Duplikat in Salesforce zusammengeführt wurde.
Auf diese Weise lässt sich das Problem der doppelten Accounts in Salesforce lösen, doch in HubSpot herrscht weiterhin Unordnung. Es gibt keinen einfachen Weg, um dort die Duplikate zu entfernen. Die Folge: Diese doppelten Unternehmensdatensätze bleiben verwaist in HubSpot zurück und verunreinigen Ihre Datenbank. Hinzu kommt, dass Sie während der Synchronisierung mit Salesforce keine Unternehmensduplikate aus HubSpot entfernen können.
Deduplizierung von Unternehmen aus HubSpot
Ein großer Nachteil ist, dass Sie in HubSpot keine Unternehmensduplikate zusammenführen können, solange die HubSpot-Salesforce-Integration aktiv ist.
Damit Sie die Unternehmensdatensätze in HubSpot zusammenführen können, müssen Sie die Integrationslösung deinstallieren, die Unternehmensduplikate entfernen und dann die Integrationslösung erneut installieren. Dies ist eine große Aufgabe, die zu einer Reihe weiterer Probleme führen kann.
Die kundenbezogenen Marketing- und Vertriebsteams sind davon betroffen. Eventuell gibt es immer noch Kontakte, die mit den falschen Unternehmensdatensätzen verknüpft sind, sodass Ihre Teams gezwungen sind, die Daten manuell nach den benötigten Informationen zu durchsuchen. In vielen Fällen werden sie dabei den Zusammenhang völlig aus den Augen verlieren.
Doppelte HubSpot-Deals und Salesforce-Opportunitys
Die Deduplizierung von HubSpot-Deals und Salesforce-Opportunitys ist ein weiterer Problembereich für die Vertriebsteams. Keine der beiden Plattformen bietet eine systemeigene Funktion zum Deduplizieren von Deals oder Opportunitys. Demzufolge gibt es auch keine Möglichkeit, während der Synchronisierung eine Deduplizierung zwischen beiden Systemen durchzuführen.
Dennoch gibt es Situationen, in denen doppelte Deals und doppelte Opportunitys entstehen und zu Verwechslungen und Problemen führen können.
Der mühsame Prozess der Deduplizierung und Synchronisierung in HubSpot und Salesforce
Umso mehr doppelte Datensätze es gibt, umso komplizierter wird die Situation.
Sie müssen den richtigen Stammdatensatz auswählen. Sie müssen sicherstellen, dass der Stammdatensatz zwischen den beiden Plattformen korrekt synchronisiert wird. Sie müssen dafür sorgen, dass die Datensätze tatsächlich zusammengeführt werden, um die Kundendaten beizubehalten und eine zentrale Sicht auf die Kunden zu ermöglichen.
All diese einzelnen Schritte zusammengenommen führen dazu, dass die Situation kaum zu bewältigen ist. Das Gesamtproblem bei der Synchronisierung der HubSpot- und Salesforce-Deduplizierung ist nur schwer zu erfassen, geschweige denn umzusetzen.
Mit Insycle lässt sich der Prozess jedoch vereinfachen und sicherstellen, dass die Deduplizierung auf beiden Plattformen einheitlich abläuft und Ihre Datensätze dabei synchronisiert bleiben.
Insycle: Umfassende Duplikatverwaltungslösung für HubSpot und Salesforce
Insycle vereinfacht die Deduplizierung von HubSpot- und Salesforce-Datenbanken und erspart Ihnen die manuelle Überprüfung und das ganze Durcheinander. Mit Insycle installieren Sie einen Prozess zur Duplikatverarbeitung, der zuverlässige, konsistente Regeln und Verhaltensweisen für beide Plattformen liefert.
Mithilfe von Insycle sorgen Sie dafür, dass sowohl Ihre HubSpot- als auch Ihre Salesforce-Datenbanken dedupliziert werden und die Synchronisierung weiterhin funktioniert. Dazu wird der Stammdatensatz beim Zusammenführen in einem der CRMs markiert oder „getaggt“. Dieses Tag wird dann in den Regeln für die Auswahl des Stammdatensatzes im anderen CRM verwendet. Das Ergebnis ist ein Paar von synchronen Stammdatensätzen – einer auf jeder Plattform.
Der Abgleich kann entweder über Salesforce oder HubSpot gestartet werden. Anschließend erfolgt die Deduplizierung im jeweils anderen CRM.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie das funktioniert. In diesem Beispiel beginnen wir mit der Zusammenführung in Salesforce, gefolgt von der Zusammenführung in HubSpot. Die Reihenfolge hierbei können Sie auch umkehren. Das heißt, zuerst in HubSpot und dann in Salesforce.
Schritt 1: Erstellen benutzerdefinierter Felder zum Kennzeichnen des Stammdatensatzes
Zur Kennzeichnung des Stammdatensatzes benötigen Sie auf beiden Plattformen ein benutzerdefiniertes Feld, in dem das Tagging des Stammdatensatzes gespeichert wird. Dies ist ein einmaliger Vorgang.
Das neue benutzerdefinierte Feld muss „Deduplication Master Record“ (Stammdatensatz für Deduplizierung) heißen und zu jedem Datensatz hinzugefügt werden, den Sie deduplizieren möchten.
Insycle füllt dieses Feld automatisch mit dem richtigen Wert aus. Damit Benutzer den Wert nicht versehentlich ändern, blenden Sie das Feld im Standardlayout aus oder legen es in der Ansicht als nicht editierbar fest.
Hinzufügen des benutzerdefinierten Feldes für Accounts in Salesforce
- Bezeichnung: Deduplication Master Record
- API-Name: Deduplication_Master_Record__c
- Datentyp: Kontrollkästchen
Hinzufügen des benutzerdefinierten Feldes für Unternehmen in HubSpot
- Bezeichnung: Deduplication Master Record
- API-Name: deduplication_master_record
- Datentyp: Einzelnes Kontrollkästchen
Als Nächstes legen Sie in den Synchronisierungseinstellungen fest, dass der Wert des benutzerdefinierten Feldes aus Salesforce nach HubSpot kopiert wird (nur in diese eine Richtung).
Diesen Vorgang können Sie auch für Kontakte, Leads, Opportunitys und Deals ausführen und die entsprechenden benutzerdefinierten Feld- und Synchronisierungszuordnungen erstellen.
Schritt 2: Deduplizieren von Salesforce-Kontakten in Insycle
Jetzt beginnen Sie mit dem Zusammenführen von Salesforce-Duplikaten mit Insycle. Dabei werden große Datenmengen automatisch verarbeitet.
Die Deduplizierung können Sie genauso durchführen, als gäbe es keine Synchronisierung. In diesem Beispiel wird die Deduplizierung anhand von Salesforce-Accounts durchgeführt:
- Accountname: gängige Begriffe wie „Inc.“, „Incorporated“ oder „GmbH“ werden ignoriert, sodass „amce inc“ und „Acme Incorporated“ einander zugeordnet werden.
- Website-URL: ohne Berücksichtigung der Top-Level-Domain, der Subdomain und des Protokolls, wobei der Domainname zum Vergleich herangezogen wird. Beispiel: acme anstelle von www.acme.com, http://acme.com, https://acme.co.uk, uk.acme.com
Während dieses Vorgangs können Sie flexible Regeln für die Auswahl eines „Stammdatensatzes“ festlegen, in den alle anderen Duplikate zusammengeführt werden.
Im Rahmen der Zusammenführung füllt Insycle automatisch den „Deduplication Master Record“ mit dem Wert „TRUE“ für den Datensatz, der als Stammdatensatz ausgewählt wurde. Dabei werden natürlich die Regeln zur Auswahl des Stammdatensatzes berücksichtigt.
Schritt 3: Verwenden von Insycle zum Deduplizieren von HubSpot-Datensätzen
Mit Insycle können Sie HubSpot-Unternehmen als Stapel automatisch deduplizieren, auch wenn die Synchronisierung mit Salesforce aktiv ist. Sie müssen die Salesforce-Integrationslösung aus HubSpot nicht deinstallieren.
Nach der Zusammenführung in Salesforce wird der Wert von „Deduplication Master Record“, der von Insycle festgelegt wurde, automatisch von Salesforce mit HubSpot synchronisiert und kann in den Kriterien für die Stammdatenauswahl verwendet werden.
Setzen Sie im Schritt für die Stammdatenauswahl nur eine Regel „Deduplication Master Record“ auf „TRUE“ (Ja). So wird sichergestellt, dass der Stammdatensatz in HubSpot mit dem in Salesforce übereinstimmt. Der Wert „Deduplication Master Record“ ist durch die Synchronisierung in HubSpot verfügbar.
Führen Sie die Deduplizierung in Insycle wie gewohnt durch. Jetzt lassen sich alle Duplikate sowohl in HubSpot als auch in Salesforce zusammenführen, wobei der korrekte Stammdatensatz beibehalten und die Synchronisierung fortgesetzt wird.
Nie mehr Duplikate. Nie mehr die Account-IDs in Salesforce überprüfen und sich vergewissern, dass Sie den richtigen Stammdatensatz ausgewählt haben. Nie mehr verwirrende Verknüpfungen von Duplikaten über mehrere Plattformen hinweg. Sie führen die Deduplizierung in beiden CRMs durch und verknüpfen die Synchronisierung mit den erweiterten Funktionen für die Deduplizierung von Insycle.
Sie müssen lediglich in beiden Plattformen ein benutzerdefiniertes Feld zu Ihren Datensatztypen hinzufügen – Insycle erledigt dann den Rest.
Mit Insycle können Sie die Deduplizierung im Vorschaumodus ausführen, um die Änderungen vor der Aktualisierung im CRM zu überprüfen, einen CSV-Bericht zu den Duplikaten erstellen und die Deduplizierung so konfigurieren, dass sie automatisch in regelmäßigen Abständen ausgeführt wird.
Alles unter einen Hut bringen: Ein Beispiel
In diesem Beispiel gab es einen doppelten Account in Salesforce und ein entsprechendes Unternehmensduplikat in HubSpot.
| Salesforce | HubSpot |
| Acme - Account ID 0011N00001sZkioQAC | Acme - Salesforce Account ID 0011N00001sZkioQAC |
| Acme - Account ID 0011N00001sZkQHQA0 | Acme - Salesforce Account ID 0011N00001sZkQHQA0 |
Mithilfe von Insycle wurden die Accounts in Salesforce als Stapelvorgang zusammengeführt. Acme war einer der zusammengeführten Accounts.
Während der Zusammenführung füllte Insycle automatisch den „Deduplication Master Record“ für den Stammdatensatz „Account ID 0011N00001sZkQHQA0“ in Salesforce aus.
Beim Zusammenführen wurden bei der Synchronisierung zwischen Salesforce und HubSpot zwei Änderungen an HubSpot weitergegeben:
- Das Feld „Deduplication Master Record“ für das mit der Salesforce-Account-ID 0011N00001sZkQHQA0 verknüpfte Unternehmen wurde aktualisiert, sodass es mit dem von Insycle in Salesforce festgelegten Wert übereinstimmt.
- Die Salesforce-Account-ID des Unternehmens, das mit der Salesforce-Account-ID 0011N00001sZkioQAC verknüpft war, wurde entfernt, da dieser Account nicht mehr in Salesforce vorhanden ist.
Folgender Screenshot zeigt die Unternehmen in HubSpot nach der Zusammenführung in Salesforce.
Wie Sie sehen, sind die mit der Salesforce-Account-ID 0011N00001sZkQHQA0 verknüpften Unternehmensdaten als Stammdatensatz gekennzeichnet. Gleichzeitig gibt es einen verwaisten Unternehmensdatensatz, also ein Unternehmensduplikat, das nicht mit Salesforce verknüpft ist.
Als Nächstes werden die Unternehmen in HubSpot dedupliziert. Dabei soll das mit der Salesforce-Account-ID 0011N00001sZkQHQA0 verknüpfte Unternehmen beibehalten werden, um die Synchronisierung mit Salesforce sicherzustellen.
Dies wurde erreicht, indem in den Regeln für die Stammdatenauswahl die „Deduplication Master Record“ auf „Ja“ gesetzt wurde. So wird sichergestellt, dass das mit der Salesforce-Account-ID 0011N00001sZkQHQA0 verknüpfte Unternehmen „Acme“ ausgewählt wird.
Jetzt gibt es in Salesforce und HubSpot keine Duplikate mehr und die zusammengeführten Datensätze werden synchronisiert. Die Deduplizierung lässt sich für die gesamte Salesforce- und HubSpot-Datenbank in einem Schwung durchführen und so planen, dass sie automatisch in regelmäßigen Abständen ausgeführt wird.
Einheitliche Datenverwaltung mit Insycle in HubSpot und Salesforce
Die Kombination von HubSpot und Salesforce ist ebenso notwendig wie schwierig. Es gibt viele Unterschiede zwischen den Plattformen und der Art und Weise, wie sie funktionieren und Daten miteinander austauschen. Mit Insycle können Sie diese Schwierigkeiten überwinden und sich auf das Wesentliche konzentrieren – die Beseitigung von Duplikaten in Ihren Kundendatenbanken und die Aufrechterhaltung der Synchronisierung.
Insycle bietet mehr als eine reine Datendeduplizierung, sondern eine einheitliche Datenverwaltungslösung für eine Vielzahl von Anforderungen in den Bereichen Datenbereinigung, Datenverarbeitung und Datenaustausch. Mit Insycle lassen sich Kundendaten einfach verwalten, automatisieren und pflegen und so die Ergebnisse Ihrer Vertriebs- und Marketingmaßnahmen verbessern.
Im Gegensatz zu Tools, die nur ein Datenproblem für ein bestimmtes CRM lösen, bietet Insycle eine Komplettlösung für sämtliche Anforderungen an die Verwaltung von Kundendaten und funktioniert für mehrere CRMs gleichermaßen. Durch die Einführung von Insycle konsolidieren und ersetzen Unternehmen häufig vorhandene Tools und sparen so unter dem Strich Kosten ein. Eine Schulung, eine Sicherheitsprüfung und alles aus einer Hand – für alle Anforderungen an die Datenverwaltung. Auch Ihre Einkaufs- und IT-Abteilungen werden begeistert sein.
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