Encuentra y soluciona los problemas de los datos de CRM con la herramienta Evaluación del estado de los datos

¿No sería estupendo disponer de una herramienta que buscara en toda la base de datos de clientes los errores de datos más comunes, los localizara y te permitiera corregirlos rápida y fácilmente?

Eso es exactamente lo que la Evaluación del estado de los datos puede aportar.

Con la herramienta Evaluación del estado, puedes identificar y solucionar con solo unos clics los problemas más comunes de los datos de los clientes de tu base de datos. Insycle se conectará directamente a las plataformas de CRM más populares, como HubSpot, Salesforce e Intercom, y los resultados de la evaluación del estado de los datos se mostrarán en la pantalla de tu panel de control a las pocas horas de registrarte.

Con la herramienta Evaluación del estado de los datos de Insycle, puedes:

• Identificar automáticamente los problemas comunes en los datos de tus clientes.
• Arreglar fácilmente esos problemas.
• Hacer un seguimiento del estado de los datos a lo largo del tiempo.

Al hacer clic en los enlaces del panel de control o en el enlace "Evaluación del estado" del menú de la izquierda, accederás a la Evaluación del estado personalizada.

Con esta actualización, los usuarios de Insycle ahora pueden supervisar la calidad de sus datos a diario, vigilando más de cerca la calidad de los mismos y solucionando los nuevos problemas de datos a medida que van surgiendo.

Teníamos algunos objetivos sencillos para esta herramienta:

• Ofrecer a las empresas una mejor comprensión de la calidad de sus datos. La Evaluación del estado facilita la evaluación rápida de la calidad de los datos y el seguimiento de los progresos a lo largo del tiempo.
• Educar sobre la importancia de los datos. La Evaluación del estado ayudará a las empresas a comprender mejor la importancia de la limpieza de los datos y a detectar los errores relacionados con los datos en sus operaciones de marketing y ventas.
• Ayudar a las empresas a mejorar su labor de marketing, ventas, servicio técnico y la experiencia de sus clientes. Disfruta de informes más precisos y de un conocimiento más profundo de tus clientes. Personaliza de forma precisa los mensajes para hablar directamente con los clientes. Crea una experiencia mejor y más fluida a lo largo del ciclo de vida del cliente.
• Permitir que los equipos colaboren con los datos de forma eficaz. Define las normas de calidad de los datos, compártelas con el equipo y haz que todo el mundo se adhiera a ellas. Permite que todo el equipo trabaje para mejorar el estado de los datos.
• Hacer que toda la potencia de Insycle sea más accesible. Sería difícil encontrar un problema de datos que Insycle no pudiera identificar y solucionar. Pero con la potencia llega la complejidad. La herramienta Evaluación del estado es como tener un acceso rápido a la solución de los problemas de datos más comunes. Simplifica el proceso para solucionar los problemas que más necesitan resolver nuestros clientes.

Identificar automáticamente los problemas de datos de los clientes cada noche

La herramienta Evaluación del estado de los datos de Insycle identifica los errores de datos más comunes que están presentes en la base de datos.

Actualmente, la herramienta comprueba más de 30 problemas de datos comunes en seis categorías. Esas categorías son:

• Datos con formato incorrecto. Registros con errores como mayúsculas incorrectas y números de teléfono que no se ajustan a un formato coherente.
• Datos de baja calidad. Contactos que deberías considerar eliminar de tu base de datos. Como los correos electrónicos que empiezan por "@info" o los contactos que no han abierto tus correos en seis meses.
• Datos duplicados. Registros que pueden ser entradas duplicadas como contactos con diferentes direcciones de correo electrónico, pero el mismo nombre y número de teléfono.
• Datos no válidos. Registros con errores como nombres erróneos con símbolos o códigos postales de Estados Unidos con menos de cinco dígitos.
• Datos que faltan. Registros en los que falta información importante, como contactos sin apellidos o puestos de trabajo.
• Datos incoherentes. Registros con errores como nombres de países o estados con formato diferente o abreviaturas.

Cuando inicies sesión por primera vez, Insycle empezará a analizar los datos y a recopilar una lista exhaustiva de los problemas de datos que debes solucionar. Normalmente solo se tarda unas horas, y recibirás un correo electrónico cuando tu evaluación del estado esté disponible.

A continuación, la evaluación del estado se actualizará cada noche, para que siempre tengas una visión general de la calidad de los datos y de los problemas existentes en el CRM.

Arregla fácilmente los problemas de datos

Queríamos asegurarnos de que la herramienta de evaluación del estado no solo identificara los problemas de datos más comunes, sino que también dirigiera a nuestros usuarios hacia la pantalla correcta para solucionarlos.

Al lado de cada uno de los problemas que aparecen en la herramienta Evaluación del estado, encontrarás el botón "Solucionar".

Haz clic en ese botón y accederás automáticamente a la herramienta Insycle correcta con la plantilla adecuada cargada para consultar y solucionar el problema de datos seleccionado.

Veamos un ejemplo.

Supongamos que tu base de datos tiene muchos contactos cuyo nombre de pila está completamente en mayúsculas, como "JAMES", en lugar de "James". No querrás enviar correos electrónicos de marketing con los nombres en mayúsculas, ya que eso daría la impresión de ser poco profesional, perjudicaría la primera impresión, dañaría tu reputación y acabaría con ese velo de personalización individual. Puedes identificar y solucionar este problema (junto con más de 30 más) utilizando la herramienta Evaluación del estado de Insycle.

En Evaluación del estado, verás una categoría para los registros con este error en la primera fila de la captura de pantalla.

A continuación, nos llevaría a la herramienta "Transformar datos" con la plantilla correcta cargada.

En esa pantalla, verás todos los registros de clientes existentes que tienen el nombre en mayúsculas.

Allí, se pueden seleccionar registros individuales para corregirlos, o corregir todos los registros con este problema al mismo tiempo haciendo clic en el botón "Transformar".

A continuación, Insycle corregirá automáticamente todos los registros por ti, dando el formato adecuado a los nombres de pila de todos los registros.

Ahora veamos otro ejemplo de datos duplicados de HubSpot.

Encontrarás la sección "Datos duplicados" en tu Evaluación del estado. Esta sección detecta los registros duplicados de diferentes maneras tanto en los contactos como en las empresas.

Para este ejemplo, nos centraremos en los contactos que tienen el mismo nombre y número de teléfono en la primera fila.

Esta base de datos tiene más de 80 registros duplicados que comparten un nombre y un número de teléfono. Para empezar a arreglar este problema, haz clic en el botón "Solucionar". Accederás a la herramienta "Combinar duplicados" con la plantilla correcta cargada.

En esta página podrás revisar los registros duplicados que quieras corregir y combinarlos de forma masiva mediante reglas de selección maestras, para mantener una vista única de los clientes.

Recuerda que en todas las herramientas de Insycle puedes previsualizar los resultados antes de que se publiquen. Esto te permitirá comprobar si hay algún error o problema que pueda surgir.

Estos son solo dos ejemplos de los más de 30 problemas comunes de calidad de datos que Evaluación del estado de los datos de Insycle comprueba.

Ya no hay que rebuscar en los paneles de control y las herramientas para averiguar dónde están los problemas de datos. La Evaluación del estado hace un seguimiento diario de los problemas de calidad de los datos.

La herramienta Evaluación del estado de los datos de Insycle hace que sea más fácil que nunca identificar y solucionar los problemas habituales de calidad de los datos.

Hacer un seguimiento del estado de los datos a lo largo del tiempo

La evaluación del estado no es algo que se haga una sola vez.

Los problemas del estado de los datos surgen constantemente. Los clientes potenciales y los clientes rellenan formularios. Los equipos de marketing realizan nuevas campañas. Los equipos de ventas crean nuevos contactos y actualizan los existentes. Los problemas de datos ocurren.

El sistema de Insycle analizará las bases de datos cada noche para mantener la evaluación del estado al día con los últimos problemas de datos de los clientes que encuentre.

En la página Evaluación del estado, encontrarás un gráfico circular que te muestra dónde se encuentran la mayoría de los problemas de datos existentes:

Además, podrás controlar la calidad de los datos a lo largo del tiempo con el gráfico "Problemas a lo largo del tiempo".

De este modo, dispondrás de una forma sencilla de hacer un seguimiento de la situación general de la calidad de los datos y de remediar los problemas existentes en la base de datos.

Los equipos pueden utilizarlo para mostrar el progreso a lo largo del tiempo, empezando por la primera evaluación del estado generada en Insycle. Comparte los gráficos con los equipos internos y la dirección para informarles sobre el punto de partida y el estado actual de la calidad de los datos.

El objetivo debe ser conseguir que el número de problemas de datos registrados sea cero. Parecido a Inbox Zero, pero más factible porque tienes las herramientas y la automatización para ayudarte.

Personalizar la evaluación del estado en función de tus necesidades específicas

La herramienta Evaluación del estado de Insycle hace un seguimiento de más de 30 de los problemas más comunes de los datos de los clientes.

Sin embargo, cada organización tiene sus propios problemas relacionados con los datos. Quizás importas regularmente datos de un CRM o un software de marketing concreto que provoca algunos problemas de datos muy específicos que no se contemplan en la herramienta Evaluación del estado.

Queríamos asegurarnos de que la herramienta Evaluación del estado fuera tan flexible como útil. Para añadir esa flexibilidad, hemos añadido la posibilidad de que puedas seguir y solucionar tus propios problemas de datos creando plantillas de consulta personalizadas dentro de Insycle, que luego se mostrarán en tu evaluación del estado.

Además, si un problema de datos no es relevante para la organización, haz clic en la "X" para excluirlo de la evaluación del estado. Esto eliminará también todos los datos asociados al problema y te ayudará a obtener una imagen más precisa de los problemas de datos existentes en tu organización.

Con nuestra herramienta de evaluación del estado, puedes crear un informe diario sobre el estado de los datos que se adapte a las necesidades exclusivas de tu empresa.

Cómo la herramienta Evaluación del estado potenciará tu negocio

La herramienta Evaluación del estado de los datos de Insycle identifica los errores más comunes en los datos de los clientes y hace que sea muy sencillo solucionarlos. Esto se traduce directamente en una serie de ventajas para tu organización:

• Mantener una visión única del cliente. Combina los registros duplicados para garantizar que todos los departamentos de la empresa (marketing, ventas, asistencia y éxito) trabajen con el mismo contexto cuando se relacionen con los clientes.
• Mejorar la personalización del marketing. La mejora de la calidad de los datos te permite incorporar más datos a tus mensajes de marketing, lo que también te permite hablar de forma más directa y personal con tus clientes y clientes potenciales.
• Mejorar la precisión de la puntuación de los clientes potenciales de ventas. Las operaciones de puntuación de clientes potenciales se basan en datos precisos para puntuar los clientes potenciales y las oportunidades. Asegúrate de que tus registros de clientes y clientes potenciales reflejan con exactitud su valor potencial para la organización.
• Mayor segmentación de los clientes. Con datos precisos, puedes segmentar a tus clientes y clientes potenciales a un nivel más profundo, lo que te permite dirigirte más directamente a las necesidades específicas de cada segmento.
• Informes y previsiones más precisos. La precisión de los datos se traduce en mejores informes, estimaciones y previsiones, lo que repercutirá en la toma de decisiones basada en datos en toda la organización.

Consigue hoy mismo Evaluación del estado de los datos de los clientes gratis

El mantenimiento de los datos de CRM desempeña un papel fundamental en la eficacia de cualquier equipo que utilice esos datos, a lo largo del ciclo de vida del cliente.

Con Insycle, puedes tener la gestión de tus datos bajo control. Insycle ayuda a identificar y solucionar los problemas con los datos, al mismo tiempo que automatiza la solución de esos problemas en el futuro.

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