¿Alguna vez al revisar tus campañas de marketing has descubierto que se ha enviado la misma promoción al mismo cliente varias veces? Este es solo un ejemplo de los muchos problemas que pueden causar los datos duplicados en tu cuenta de HubSpot, Salesforce o Intercom.
Los datos duplicados son un problema grave para las empresas de cualquier tamaño. Un estudio realizado por Experian reveló que el 94 % de las organizaciones sospechan que los datos de sus clientes pueden ser inexactos. Si esas empresas tienen un número considerable de registros en su base de datos, pueden estar seguras de que sus datos no son exactos al 100 %.
Sin embargo, la mayoría de las empresas subestiman la magnitud del problema que suponen los datos duplicados. Los expertos han descubierto que no es raro que se produzcan tasas de duplicación de hasta el 10 %-30% si la empresa no cuenta con iniciativas para garantizar la calidad de sus datos. Un estudio reveló que hasta el 40 % de los registros de clientes potenciales tenían datos erróneos.
Un excelente ejemplo del impacto oculto de los datos duplicados procede del Centro Médico Infantil de Dallas. La compañía trabajó con una empresa externa para limpiar una base de datos que presentaba unacantidad asombrosa de datos duplicados: el 22 %. Tras determinar la aplicación de prácticas recomendadas e invertir en soluciones para limpiar sus bases de datos, logró reducir sus tasas de datos duplicados al 0,2 %.
Las duplicidades de HubSpot y Salesforce tienen costes cuantificables para esas empresas, pero el impacto global derivado de tener que manejar todos esos datos es mucho más grave que un mero exceso de gasto en una campaña de marketing.
Tus empleados pasan más tiempo tratando de entender, editar y trabajar con esos datos duplicados. Tus equipos de ventas pueden utilizar información inexacta o desactualizada durante las llamadas de ventas. Tus decisiones organizativas de mayor calado se toman basándose en datos que pueden emitir señales falsas que influyen en qué opciones se eligen.
Fuente: Guía de almacenamiento para empresas
Uno de los motivos por los que muchas empresas subestiman el impacto que los datos duplicados tienen en su organización es porque no entienden bien qué son. Sí, existe el ejemplo obvio, que consiste en duplicarlos al hacer una copia exacta de un registro dentro de tu base de datos de marketing.
La mayoría de los datos duplicados no son copias exactas de un registro completo. En este caso, una de las dos copias suele seguir siendo editada y expandida por los equipos de marketing y ventas, lo que hará que esté más actualizada que la otra. Sin embargo, el registro más antiguo continúa existiendo y puede confundir a los equipos y provocar errores.
La forma más común de ver los datos duplicados en una cuenta de HubSpot o de Salesforce es un duplicado parcial. Se trata de un registro que contiene algunos de los datos de otro registro, pero no todos. Pueden tener el mismo nombre, número de teléfono, dirección y otros registros, pero no contiene toda la información disponible sobre un cliente potencial en concreto. Estas entradas suelen producirse por errores de importación o traslado de datos, por errores humanos durante la introducción de datos o porque clientes establecidos y clientes potenciales rellenan más de una vez los mismos formularios. La mayoría de los duplicados en una base de datos determinada serán duplicados parciales.
Ahora vamos a profundizar en ejemplos reales para ver cómo afectan los datos duplicados a los equipos de marketing y ventas y a las iniciativas que emprenden.
Los datos duplicados de HubSpot afectan especialmente a los equipos de marketing, que dependen de sus bases de datos para casi todo cuanto hacen. Dado que la personalización desempeña un papel tan fundamental en las campañas de marketing digital modernas, es muy importante que tus equipos de marketing confíen en que sus datos de CRM sean precisos y esté actualizados.
Las empresas que dirijan sus equipos de marketing sin iniciativas fiables encaminadas a garantizar la calidad de los datos se encontrarán con que los datos duplicados afectan a sus equipos de marketing de varias maneras:
Los datos duplicados de HubSpot afectan directamente a tu presupuesto de marketing. En las bases de datos de CRM como HubSpot o Salesforce con altos niveles de datos duplicados, puedes estar desperdiciando el 10 %-20% del presupuesto total en enviar varios mensajes a la misma persona. No solo es un despilfarro directo de tu presupuesto, sino que también afecta a la percepción de la marca por parte de clientes potenciales y establecidos, que pueden recibir señales contradictorias de tus campañas de marketing.
Los datos de marketing incorrectos cuestan a las empresas 611.000 millones de dólares al año, sin tener en cuenta los costes asociados a la gestión de esos datos. Para evitar que se envíen múltiples mensajes a la misma persona y garantizar que las campañas utilicen los datos de los registros correctos, los empleados de marketing dedican mucho tiempo a examinar y editar datos a mano, a menudo con Microsoft Excel; una tarea que consume tiempo y resulta engorrosa.
Recurrir a una solución como Insycle para tratar los datos duplicados requiere una inversión inicial, pero a largo plazo ahorra dinero a los equipos encargados de las operaciones de marketing, ya que reduce el tamaño de las campañas y de las bases de datos, y le ahorra al equipo el tiempo dedicado a tratar los datos duplicados en las campañas.
La pérdida de productividad quizás sea el problema más importante provocado por la duplicación de datos en los equipos de marketing. Para proteger la reputación de la marca, el equipo de marketing se ve obligado a examinar los datos, a utilizar complicadas fórmulas de Excel y a editar a mano los registros que, de otro modo, no serían capaces de localizar con esas fórmulas.
Si se hace a mano, peinar una base de datos de HubSpot con miles de registros para encontrar duplicados puede llevar días o semanas enteras. Un montón de tiempo que tus equipos podrían haber dedicado a ser más productivos. Incluso así, arreglar los datos duplicados a mano significa que tu base de datos nunca estará completamente limpia, porque algunos registros seguirán sin detectar.
Actualmente, el 90+ por ciento de las empresas se basan en datos de CRM para captar y segmentar a los clientes. La personalización es un componente clave de las modernas campañas de marketing digital. El 78 % de los consumidores solo se interesará por ofertas personalizadas en función de sus relaciones anteriores con una marca. El 77 % de los consumidores ha pagado más por un servicio o producto que ofrece una experiencia personalizada. Tratar de crear una personalización en HubSpot con datos poco fiables conduce a una menor personalización.
Pero, para que la personalización sea eficaz, hay que asegurars90+e de que los datos son precisos. No querrás entregar mensajes personalizados que sean inexactos o que no se ajusten a ellos. La limpieza de los datos es fundamental para que la experiencia de los clientes sea eficaz y personalizada.
Cuando el historial de un cliente de tu empresa está dividido en dos o tres registros diferentes, puede ser casi imposible adaptar tus mensajes de marketing a su etapa específica en el ciclo de compra.
Saber cuándo han interactuado con los equipos de atención al cliente, con qué contenido han interactuado en tu sitio web y qué información han solicitado a través de los formularios son componentes fundamentales de cualquier estrategia de automatización del marketing. La falta de una visión única para cada cliente afecta a todos los miembros de la empresa que acceden a esos registros, incluidos los empleados de los departamentos de marketing, ventas, atención al cliente y éxito del cliente.
Cuando tus clientes y clientes potenciales reciben varios mensajes o mensajes que utilizan datos inexactos o anticuados, su percepción de tu marca se ve afectada. A los clientes les encanta la automatización. Les encanta la personalización y la comprensión más profunda de sus anuncios que la recopilación de datos puede aportar.
Pero no les gusta que esos datos les lleven a conclusiones erróneas. A nadie le gusta sentir que está hablando con una pared o que está recibiendo mensajes automáticos de un bot y no de una persona real. Los datos inexactos hacen que los consumidores se sientan así.
Tampoco se limita al momento en que un cliente potencial comienza a interactuar con tu empresa. Los datos duplicados afectan a sus interacciones con tu marca a lo largo del tiempo. Los clientes de pago que reciben múltiples mensajes o mensajes inexactos pueden ver afectada su opinión sobre tu marca, aumentando la pérdida de clientes y reduciendo su fidelidad.
En última instancia, la falta de confianza en tus datos conduce a una falta de eficacia en tus campañas de marketing. Cuando no se puede confiar en los datos, es menos probable que los equipos de marketing inyecten personalización en las campañas. Los datos de los clientes desempeñarán un papel menor en cada campaña. A medida que las empresas buscan nuevas y creativas formas de inyectar datos personales en sus mensajes, la falta de voluntad a la hora de hacer un esfuerzo adicional puede dejarte atrás con respecto a la competencia.
La duplicación de datos también tiene un gran impacto en los equipos de ventas. Los equipos de ventas dependen en gran medida de los datos actualizados y precisos de los clientes para dar forma a las conversaciones e informar sobre cómo abordar a determinados clientes potenciales.
Los datos inexactos, obsoletos y duplicados de los clientes no solo hacen que el equipo de ventas cometa errores, sino que también tienen que perder el tiempo rebuscando en las bases de datos para encontrar los registros correctos antes de cada llamada. El 37 % de las direcciones de correo electrónico de las empresas cambian anualmente y es importante que las empresas puedan verificar y actualizar los datos que podrían cambiar con el tiempo. Los datos duplicados generan una falta de confianza en los datos entre los equipos de ventas del mismo modo que lo hacen los equipos de marketing.
La falta de una visión única del cliente es la principal causa de la pérdida de productividad de los agentes comerciales. Los agentes comerciales no quieren empezar una llamada de ventas con la sensación de no tener una visión completa. Nadie quiere parecer o sentirse poco preparado.
Si saben que los contactos duplicados de HubSpot son un problema habitual en su CRM, buscarán varios registros antes de relacionarse con un cliente potencial. Esto significa que, en algunos casos, están tardando el doble (o más) de tiempo en prepararse para interactuar con un cliente potencial. Eso significa que están interactuando con menos clientes potenciales y, por lo tanto, están cerrando menos tratos.
Los equipos de ventas necesitan una visión única del cliente y confianza en los datos para desempeñar eficazmente sus funciones y trabajar de forma productiva. La falta de una visión única del cliente afectará a todos los clientes potenciales con los que se relacionen.
Tener varios registros de clientes y clientes potenciales duplicados significa que tu equipo de ventas puede ponerse en contacto con ellos varias veces sin darse cuenta, a menos que los datos duplicados se identifiquen primero. Esto da una mala imagen de la empresa, puede avergonzar a los agentes comerciales y, en última instancia, perjudica la reputación de la marca.
Esto nos remite a la importancia de tener una visión única del cliente. Saber cuándo se contactó con los clientes potenciales, qué se discutió cuando se contactó con ellos y cuáles son los siguientes pasos es fundamental para crear una experiencia fluida y convincente para los clientes potenciales.
Ponerse en contacto con ellos varias veces sin el contexto adecuado para esas interacciones podría sabotear tus esfuerzos de venta y dar lugar a oportunidades perdidas que pueden ser difíciles de medir.
Los problemas de ventas con los contactos duplicados de HubSpot no se limitan a contactar con los clientes varias veces. Tener datos inexactos a mano también repercute negativamente en la capacidad de persuadir y desarrollar relaciones con los agentes comerciales.
Si un cliente potencial sabe que ha proporcionado más información de la que el agente comercial es capaz de referenciar, se sentirá frustrado y su opinión sobre tu marca se erosionará con el tiempo.
Al igual que el equipo de marketing, los agentes comerciales no quieren cometer estos errores innecesarios en las llamadas de ventas. Ellos también tienen una reputación que les gustaría proteger y relaciones que necesitan cultivar.
Por ese motivo, tener demasiados registros duplicados en la base de datos puede hacer que el equipo de ventas empiece a buscar duplicados en la base de datos de Salesforce entre las interacciones con los clientes potenciales. También es posible que intenten editar y resolver los problemas de datos ellos mismos a mano, lo que puede conducir a más errores a la hora de introducir datos y a futuros problemas de productividad para quien se ocupe de esos registros en el futuro.
Es importante mantener contentos a los equipos de ventas. Muchos puestos de ventas dependen de la capacidad del agente para cerrar la venta a fin de obtener comisiones y aumentar sus ingresos. Si sienten que están perdiendo oportunidades debido a la mala calidad de los datos, su satisfacción en su puesto disminuirá con el tiempo. No es su trabajo arreglar los datos de Salesforce.
En los puestos de ventas, su capacidad para prosperar depende a menudo de las herramientas que se les han proporcionado. Los materiales de venta de alta calidad y los datos fiables pueden ser la diferencia entre un trabajo que carece de satisfacción y un trabajo satisfactorio que les sitúa en una posición de éxito a nivel personal. Los datos de calidad sobre clientes y clientes potenciales son quizás la mejor herramienta que puedes dar a tus equipos de ventas.
El uso de Insycle elimina todo el trabajo duro de lidiar con los contactos duplicados de HubSpot. El sistema te permite identificar y combinar empresas y contactos duplicados.
Con Insycle, puedes detectar automáticamente los registros duplicados de cualquier campo de la base de datos. Una vez identificados, se pueden eliminar y combinar los registros duplicados simplemente a través del sistema.
Con solo hacer clic en el botón "Combinar", todos los campos pertinentes se reasignan al registro maestro elegido. El sistema te permite elegir qué valor conservas para cada campo, de modo que los datos duplicados pueden mezclarse y coincidir para garantizar que tu entrada sea precisa y esté actualizada. Esto ahorra a los equipos de marketing todo el tiempo asociado a la búsqueda en grandes bases de datos.
Además, puedes utilizar nuestra función "Combinar en bloque" para combinar miles de duplicados con un solo clic. Con esta función, puedes previsualizar los cambios que se harán en tus datos antes de que se ejecute, garantizando que no se sobrescriban datos críticos o se modifiquen indebidamente. Con un solo clic puedes liberar tu base de datos de duplicados: ¡pero solo cuando tengas la seguridad de que se está completando correctamente!
Con Insycle, podrás limpiar tus datos y eliminar casi todos los datos duplicados con unos pocos clics del ratón.
Pero el sistema es aún más flexible. También ofrece una coincidencia parcial inteligente, lo que garantiza la detección de registros duplicados que no coinciden exactamente en la base de datos. Por ejemplo, si tuvieras dos registros de un mismo cliente con dos direcciones de correo electrónico diferentes, como las siguientes:
La mayoría de los sistemas no detectarían estas entradas duplicadas y estarías a punto de enviar dos veces un correo electrónico a John cada vez que envíes algo, con lo que su opinión sobre tu empresa se resentiría y podrías perder una venta. Las funciones de coincidencia parcial de Insycle detectarían estos duplicados.
Pero Insycle es más que una limpieza de datos de HubSpot ad hoc. Ofrece una automatización de datos que buscará automáticamente en tu base de datos, encontrará los contactos duplicados de HubSpot y los combinará de forma diaria, semanal o mensual.
¿Quieres una solución sencilla y eficaz para tratar los datos duplicados que te ahorre tiempo, dinero y dolores de cabeza?
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