Möchten Sie die Objektseiten, die Ihre Nutzer in Salesforce sehen, individuell gestalten? Und wissen nicht so genau, wie Sie das machen sollen? Vielleicht sind Sie sich nicht sicher, ob Sie Seiten-Layouts oder Datensatztypen verwenden sollen – vor allem, wenn Sie mehrere Datentypen auf der Seite verwenden müssen.
Nutzer stellen häufig fest, dass es in Salesforce zwei ähnliche Funktionen oder Möglichkeiten gibt. Es kann schwierig sein, die Unterschiede und die Situationen zu bestimmen, in denen jeweils jede Möglichkeit einzusetzen ist.
Hier zwei Beispiele ähnlicher Paare: Datensatztypen gegenüber Seiten-Layouts und Workflow-Regeln gegenüber Apex-Triggern. In beiden Beispielen überschneidet sich die Art und Weise, wie diese beiden Funktionen genutzt werden und die Art der in Ihrem Salesforce-System erzielten Ergebnisse etwas.
In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf die Unterschiede zwischen Datensatztypen und Seiten-Layouts in Salesforce und darauf, wie man beide zur individuellen Gestaltung dessen, was Ihre Nutzer sehen; der Art Daten, zu denen sie Zugang erhalten und den Geschäftsprozessen, die sie in Salesforce verfolgen, einsetzen kann.
Wir befassen uns mit Seiten-Layouts und Datensatztypen: Was sie sind, was sie nicht sind und wo Sie jeweils jede Möglichkeit nutzen sollten.
Erstellungsbildschirm für Salesforce-Datensatztypen
Über Datensatztypen können Sie in Salesforce verschiedene Geschäftsprozesse, Picklistenwerte und Seiten-Layouts für verschiedene Nutzer je nach den Informationen in Ihren Profilen anzeigen lassen.
Erläutern wir das einmal näher.
Unter „Geschäftsprozessen“ verstehen wir Dinge wie den Status eines potenziellen Kunden oder die Opportunity-Phase. Verschiedene Datensatztypen nutzen eventuell unterschiedliche Schritte bei der Umwandlung eines potenziellen Kunden in einen Kunden, und diese Tatsache sollte auch in Ihrem System berücksichtigt werden. Dazu können Sie Datensatztypen verwenden.
Sie können zum Beispiel einen Datensatztyp erstellen, der zwischen Ihren Softwareverkäufen und Ihren Verkäufen professioneller Dienstleistungen unterscheidet. Jeder würde im Kundenprofil aufgrund der Art der Dienstleistungen, an denen er interessiert ist, unterschiedliche Picklistwerte anzeigen. Ein Picklistfeld für einen potenziellen Kunden, der Dienstleistungen und keine Software wünscht, würde eventuell mit den Consulting-Arten gefüllt, die eventuell zu diesem potenziellen Kunden passen.
Außerdem können Sie zur Anzeige mehrerer Seiten-Layouts mehrere Datensatztypen verwenden. Sagen wir einmal, dass ein Kunde in zwei separaten Verkaufsprozessen einmal Software und einmal professionelle Dienstleistungen von Ihnen erworben hat. Sie könnten zwei Datensatztypen zur Anzeige von zwei Seiten-Layouts im gleichen Objekt nutzen.
Salesforce Seiten-Layout-Bildschirm für das Kontaktobjekt
Seiten-Layouts werden in Salesforce zur Steuerung des Layouts von Salesforce-Seiten genutzt. Sie können auf jeder Objekt-Datensatzseite die Platzierung von Benutzeroberflächen, Feldern, benutzerdefinierten Links, Visualforce, S-Steuerungen und entsprechende Listen steuern.
Seiten-Layouts werden außerdem dazu genutzt, zu bestimmen, welche Felder als sichtbar, schreibgeschützt oder auf Objekt-Datensatzseiten erforderlich markiert werden. Sie bestimmen, welche Daten welchen Nutzern angezeigt werden. Fast jedes Element einer Salesforce-Objektseite lässt sich über die Standard-Seitenlayout-Funktion oder benutzerdefinierten Visualforce-Code individuell gestalten.
Außerdem können Sie das Layout einer Seite für eine spezielle Nutzergruppe, wie z. B. Ihre Vertriebs-, Finanz- oder Support-Teams individuell gestalten. Jede Nutzergruppe könnte über ein benutzerdefiniertes Seiten-Layout verfügen, das nur für sie relevante Daten enthält.
Kurz gesagt sind Seiten-Layouts ein Tool für die individuelle Gestaltung von Inhalt, Optik und Haptik der Datensatzseiten für Ihre Nutzer.
Außerdem muss man unbedingt wissen, dass man lediglich ein Seiten-Layout auf jede angegebene Nutzergruppe pro Objekt pro Datensatztyp anwenden kann. Wenn Ihre Accounts-Abteilung z. B. nur über einen Datensatztyp verfügt, können Sie auch nur ein Seiten-Layout pro Profil anwenden. Zur Erweiterung dieser Funktion und besseren Segmentierung von Nutzern zur Anzeige von individuell gestalteten Layouts können Sie Datensatztypen verwenden.
Beispiel Nr. 1: Sie haben beschlossen, in Salesforce ein Kundenerfolgsteam einzuführen. Sie müssen ab sofort Account-Informationen neuer Accounts sehen können, aber dürfen keine für bereits vorhandene Accounts sehen.
Hierbei handelt es sich um einen unkomplizierten Anwendungsfall. Da Sie eine neue Nutzergruppe hinzufügen, die eine zusätzliche Ansicht benötigt, können Sie ein einziges Seiten-Layout nutzen und dieses auf das Kundenerfolgsprofil anwenden. In diesem Beispiel ist es nicht erforderlich, im Zusammenhang mit Seiten-Layouts Datensatztypen zu nutzen.
Beispiel Nr. 2: Ihr Vertriebsteam möchte verschiedene Vertriebsprozesse für potenzielle Kunden basierend auf der potenziellen Größe des Accounts, gemessen in der Zahl der Mitarbeiter im Unternehmen (1–250, 215–1.000, 1.000–10.000, über 10.000) einführen Teammitglieder müssen je nach Account-Größe verschiedene Informationen erheben.
Diese Situation eignet sich perfekt zum Einsatz von Salesforce-Datensatztypen.
Da Sie mit vier verschiedenen Listen arbeiten, die Sie zur Kategorisierung potenzieller Kunden nutzen, hat jede Kategorie ihren eigenen Vertriebsprozess, und Sie können einem Vertriebsprozess nur jeweils einen Datensatztyp zuordnen. Das bedeutet, dass wir vier Datensatztypen benötigen; einen für jeden Vertriebsprozess. Zur Anzeige der Informationen müssen Sie vier Seiten-Layouts erstellen und jedem seinen eigenen Datensatztyp zuordnen.
Um zu gewährleisten, dass die richtigen Leute Zugang zu den von ihnen benötigten Daten haben, ist es häufig erforderlich, dass man sowohl Seiten-Layouts als auch Datensatztypen verwendet, wobei dies jedoch eventuell Probleme birgt. Wenn Sie Salesforce-Seiten-Layouts nutzen, steuern Sie, wer Zugriff hat und spezielle Felder in Ihrer Salesforce-Datenbank bearbeiten kann. Sie könnten bestimmen, dass der Nutzer diese Daten trotzdem in Berichten sehen kann, sie jedoch nicht bearbeiten darf.
Sie müssen Ihre Änderungen gründlich testen, bevor Sie diese für alle Nutzer live schalten.
Außerdem müssen Sie gewährleisten, dass Sie nichts übersehen haben, wie z. B. bestimmte Nutzergruppen, die eventuell Zugriff auf Daten erhalten, die nicht relevant für sie sind. Sie können auch dafür sorgen, dass neue Seiten-Layouts Ihr Team nicht mit zu viel Informationen überfordern. Das kann Vertriebsprozesse verlangsamen und dazu führen, dass Ihre Teams bei der Dateneingabe Fehler machen, was dann dazu führen würde, dass Sie Ihre Salesforce-Daten bereinigen müssen.
Die einfachste Methode, Seiten-Layouts zu testen und zu sehen, wie sie für verschiedene Nutzer erscheinen, besteht darin, sich in Salesforce als entsprechender Nutzer selbst anzumelden und das entsprechend zu testen, solange Ihre Account Sharing-Regelung das erlaubt.
Seiten-Layouts und Datensatztypen werden in Kombination miteinander verwendet, um individuell zu definieren, was verschiedenen Nutzertypen angezeigt wird. Während Seiten-Layouts steuern, was auf der Seite angezeigt wird, werden Datensatztypen dazu genutzt, zwischen verschiedenen Nutzerkategorien zu unterscheiden und Nutzergruppen zur individuellen Objektseitengestaltung zu segmentieren.
Es ist wesentlich für verbesserte Effizienz und möglichst wenig Frustration bei Ihren Teams, dass Sie für den Zugang der richtigen Leute zu den richtigen Informationen sorgen.
Sowohl Seiten-Layouts als auch Datensatztypen spielen eine wesentliche Rolle bei Ihrer Salesforce-Datenmanagementstrategie. Mit individuell gestalteten Seiten können Sie die Datenpunkte bestimmen und durchsetzen, die Ihr Team während der gesamten Customer-Journey erhebt und nutzt.
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