¿Quieres personalizar las páginas de objetos que ven tus usuarios en Salesforce? ¿No sabes cómo hacerlo? Quizá no sepas si debes utilizar diseños de página o tipos de registro, sobre todo si necesitas incluir varios tipos de datos en la página.
A menudo, los usuarios encontrarán que Salesforce tiene dos características o funciones similares. Puede ser un reto distinguir las diferencias entre ambos e identificar los tipos de situaciones en las que el uso de cada uno es más apropiado.
He aquí dos ejemplos de emparejamientos similares: tipos de registro frente a diseños de página y reglas de flujo de trabajo frente a activadores de Apex. En ambos ejemplos, hay un cierto solapamiento entre cómo se utilizan las dos funciones y el tipo de resultados que producen en el sistema Salesforce.
En este artículo, nos centraremos en las diferencias entre los tipos de registro y los diseños de página en Salesforce y cómo se pueden utilizar ambos para personalizar lo que ven los usuarios, los datos a los que pueden acceder y los procesos empresariales que siguen en Salesforce.
Trataremos los diseños de página y los tipos de registro: qué son, qué no son y cuándo se debe utilizar cada uno de ellos.
Pantalla de creación de tipos de registro de Salesforce
Los tipos de registro en Salesforce permiten mostrar diferentes procesos empresariales, valores de la lista de selección y diseños de página a diferentes usuarios en función de la información de sus perfiles.
Ampliémoslo un poco.
Por "procesos empresariales", nos referimos a cosas como el estado de los clientes potenciales o la etapa de la oportunidad. Los diferentes tipos de registro pueden utilizar diferentes pasos en el camino hacia la conversión de un cliente potencial en una venta, y este hecho debe reflejarse en el sistema. Para ello, puedes utilizar los tipos de registro.
Por ejemplo, puedes crear un tipo de registro que diferencie entre las ventas de software y las ventas de servicios profesionales. Cada uno de ellos utilizaría diferentes valores de la lista de selección dentro del perfil del cliente en función del tipo de servicios que le interesen. Por ejemplo, un campo de la lista de selección para un cliente potencial que se ajuste a los servicios en lugar de al software podría rellenarse con los tipos de consultoría para los que ese cliente potencial puede ser adecuado.
Además, se pueden utilizar varios tipos de registro para mostrar distintos diseños de página. Supongamos que un cliente ha adquirido tu oferta de software y servicios profesionales en dos procesos de venta distintos. Se podrían utilizar dos tipos de registro para mostrar dos diseños de página sobre el mismo objeto.
Pantalla de diseños de página de SalesForce para el objeto de contacto
Los diseños de página en Salesforce se utilizan para controlar el diseño de las páginas de Salesforce. Puedes controlar la colocación de botones, campos, enlaces personalizados, Visualforce, controles y listas relacionadas en cualquier página de registro de objetos.
Los diseños de página también se utilizan para determinar qué campos se marcan como visibles, de solo lectura u obligatorios en las páginas de registros de objetos. Determinan qué datos se mostrarán a qué usuarios. Casi todos los elementos de una página de objetos de Salesforce se pueden personalizar utilizando la función estándar de diseño de página o el código personalizado de Visualforce.
Además, puedes personalizar el diseño de una página para un grupo de usuarios concreto, como tus equipos de ventas, finanzas o asistencia. Cada grupo de usuarios podría tener un diseño de página personalizado que solo contenga los datos que son relevantes para ellos.
En resumen, los diseños de página son una herramienta para personalizar el contenido, el aspecto y la sensación de las páginas de registro para los usuarios.
También es esencial saber que solo se puede aplicar un diseño de página a un grupo específico de usuarios por objeto, por tipo de registro. Por ejemplo, si las cuentas solo tienen un tipo de registro, significa que solo se puede aplicar un diseño de página por perfil. Puedes utilizar los tipos de registro para ampliar esta funcionalidad y segmentar mejor a los usuarios para mostrar diseños personalizados.
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Guía de tipos de registro de Salesforce frente a diseños de página Cómo combinar duplicados en HubSpot y Salesforce y mantenerlos sincronizados |
Ejemplo n.º 1: has decidido llevar al equipo de éxito de clientes a Salesforce. Necesitarán ver la información de la cuenta para las nuevas cuentas que se vayan abriendo, pero no para las cuentas existentes.
Este es un caso de uso sencillo. Dado que estás añadiendo un nuevo grupo de usuarios que requiere una vista adicional, puedes utilizar un único diseño de página y aplicarlo al perfil de éxito del cliente. En este ejemplo no es necesario utilizar los tipos de registro junto con los diseños de página.
Ejemplo n.º 2: tu equipo de ventas desea implementar diferentes procesos de venta para los clientes potenciales, en función del tamaño potencial de la cuenta, medido por el número de empleados de la empresa (1-250, 251-1000, 1000-10 000, más de 10 000). Los miembros del equipo tendrán que recopilar distinta información en función del tamaño de la cuenta.
Esta es una situación perfecta para utilizar los tipos de registro de Salesforce.
Como tienes cuatro categorías diferentes que utilizas para clasificar los clientes potenciales, cada categoría tendrá su propio proceso de ventas, y solo podrás asignar un tipo de registro a cada proceso de ventas. Esto significa que necesitaremos cuatro tipos de registro, uno para cada proceso de ventas. Para mostrar la información, tendrás que crear cuatro diseños de página y asignar a cada uno su propio tipo de registro.
A menudo es necesario utilizar tanto los diseños de página como los tipos de registro para garantizar que las personas adecuadas tengan acceso a los datos que necesitan, pero esto conlleva problemas. Al utilizar los diseños de página de Salesforce, puedes controlar quién tiene acceso y puede editar campos de datos específicos en tu base de datos de Salesforce. Se podría especificar que el usuario podrá seguir accediendo a los datos a través de los informes, pero no podrá editarlos.
Debes comprobar los cambios de forma exhaustiva antes de ponerlos en marcha para todos los usuarios.
Así podrás asegurarte de que no has pasado nada por alto, como que ciertos grupos de usuarios reciban acceso a datos que no son relevantes para ellos. También podrás asegurarte de que los nuevos diseños de página no abrumen a tu equipo con demasiada información. Esto puede ralentizar los procesos de venta y hacer que los equipos cometan errores al introducir los datos, lo que requeriría la limpieza de los datos de Salesforce.
La forma más fácil de probar los diseños de página y ver qué aspecto tienen para los distintos usuarios es iniciar sesión en Salesforce y probar como si fueras el propio usuario, siempre que las reglas de uso compartido de la cuenta lo permitan.
Los diseños de página y los tipos de registro se utilizan conjuntamente para personalizar las vistas de los distintos tipos de usuarios. Mientras que los diseños de página controlan qué se muestra en la página, los tipos de registro se utilizan para diferenciar entre distintas categorías de usuarios y para segmentar los grupos de usuarios para la personalización de la página de objetos.
Garantizar que las personas adecuadas tengan acceso a la información correcta es fundamental para mejorar la eficiencia y minimizar la frustración entre los equipos.
Tanto los diseños de página como los tipos de registro desempeñan un papel fundamental en la estrategia de gestión de datos de Salesforce. Con las páginas personalizadas, puedes establecer y aplicar los puntos de datos que tu equipo recogerá y utilizará a lo largo del recorrido del cliente.
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