Haben Sie beim Sichten Ihrer Marketingkampagnen schon einmal festgestellt, dass Sie die gleiche Werbeaktion dem gleichen Kunden oder der gleichen Kundin mehrmals zugesendet haben? Das ist nur ein Beispiel der vielen Probleme, die doppelte Daten in Ihrem Hubspot-, Salesforce- oder Intercom-Konto verursachen können.
Doppelte Daten sind ein ernsthaftes Problem für Unternehmen jeder Größe. Eine Studie von Experian zeigte, dass 94 % aller Organisationen vermuten, dass ihre Kundendaten eventuell fehlerhaft sind. Und wenn solche Firmen eine anständige Anzahl Datensätze in ihren Datenbanken haben, ist es so gut wie sicher, dass ihre Daten nicht 100 % korrekt sind.
Die Größe des Problems, das doppelte Daten darstellt, wird jedoch von den meisten Unternehmen weit unterschätzt. Experte haben herausgefunden, dass selbst Duplizierungsraten von 10%-30% nichts Ungewöhnliches sind, wenn ein Unternehmen keine Initiative gefunden hat, um die Qualität seiner Daten zu gewährleisten. Eine Studie ergab, dass in bis zu 40 % aller Vorlaufsätze fehlerhafte Daten enthalten waren.
Ein ausgezeichnetes Beispiel für die verborgenen Auswirkungen doppelter Daten stellt das Children‘s Medical Center in Dallas dar. Das Unternehmen nahm einen Drittanbieter in Anspruch, um seine Datenbank zu bereinigen, welche einen atemberaubenden Anteil duplizierter Daten von — 22 % aufwies. Nach Einführung von Best Practices und Investition in Lösungen, um ihnen bei der Bereinigung ihrer Datenbanken zu helfen, konnte das Unternehmen seine Rate duplizierter Daten auf 0,2 % reduzieren.
Die Kosten solcher HubSpot- und Salesforce-Duplikate sind für diese Unternehmen messbar. Die Gesamtauswirkungen des Umgangs mit solchen Daten belaufen sich jedoch nicht lediglich darauf, dass man zuviel für eine Marketingkampagne ausgibt.
Ihre Mitarbeitenden verbringen mehr Zeit damit, diese duplizierten Daten zu verstehen, bearbeiten und umgehen. Ihre Vertriebsteams arbeiten bei Vertreterbesuchen eventuell mit falschen Informationen, die nicht aktuell sind. Ihre organisatorischen Entscheidungen im weiteren Sinne werden aufgrund von Daten gefällt, die eventuell falsche Signale senden, welche dann Ihre Entscheidungen beeinflussen.
Quelle: Enterprise Storage Guide
Einer der Gründe, warum viele Unternehmen die Auswirkungen duplizierter Daten auf ihre Organisation unterschätzten, liegt darin, dass sie nicht komplett verstehen, worum es sich bei duplizierten Daten überhaupt handelt. Natürlich gibt es das offensichtliche Beispiel duplizierter Daten, wo in Ihrer Marketing-Datenbank eine exakte Kopie eines Datensatzes erstellt wurde.
Die meisten duplizierten Daten sind jedoch keine identische Kopie eines gesamten Datensatzes. Zunächst wird eine solcher zwei exakten Kopien dann meistens weiterhin von Ihren Marketing- und Vertriebsteams ergänzt und bearbeitet, sodass eine Kopie aktueller ist als die andere. Der ältere Datensatz besteht aber weiter und kann Ihre Teams verwirren und zu Fehlern führen.
Die häufigste Form, die duplizierte Daten in einem HubSpot- oder Salesforce-Konto annehmen, sind teilweise Duplikate. Dabei handelt es sich um Datensätze, die einige, aber nicht alle Daten eines anderen Datensatzes enthalten. Sie enthalten eventuell den gleichen Namen, die gleiche Telefonnummer und Adresse sowie andere Daten, aber nicht alle verfügbaren Informationen über einen potenziellen Kunden oder eine potenzielle Kundin. Solche Fehler treten häufig durch Fehler bei Importieren oder Verschieben von Daten, menschliche Eingabefehler oder dadurch auf, dass vorhandene und potenzielle Kund:innen Formulare mehr als einmal ausfüllen. Die meisten in jeder Datenbank enthaltenen Duplikate sind teilweise Duplikate.
Vertiefen wir uns nun einmal in Praxisbeispiele dazu, wie duplizierte Daten Ihre Marketing- und Vertriebsteams und die von ihnen ausgeführten Initiativen beeinflussen.
Doppelte HubSpot-Daten haben besonders große Auswirkungen für Marketingteams. Marketingteams verlassen sich für fast alles, was sie tun, auf ihre Datenbanken. Wo die Personalisierung heute solch eine zentrale Rolle in modernen digitalen Marketingkampagnen spielt, ist es wesentlich, dass Ihre Marketingteams darauf vertrauen können, dass ihre CRM-DAten aktuell und korrekt sind.
Unternehmen, in denen Marketingteams nicht durch verlässliche Datenqualitätssicherungs-Initiativen unterstützt werden, stellen fest, dass doppelte Daten in mehrfacher Hinsicht Auswirkungen auf ihre Marketingteams haben:
Duplizierte HubSpot-Daten haben direkte Auswirkungen auf Ihr Marketingbudget. In CRM-Datenbanken wie HubSpot oder Salesforce mit hohem Anteil duplizierter Daten verschwenden Sie eventuell bis zu 10%-20% Ihres gesamten Budgets mit dem Versenden mehrerer Nachrichten an die gleiche Person. Das ist nicht nur eine unmittelbare Verschwendung Ihres Budgets, sondern hat auch Auswirkungen darauf, wie potenzielle und vorhandene KundInnen Ihre Marke wahrnehmen. Diese erhalten eventuell gemischte Signale von Ihren Marketingkampagnen.
Schlechte Marketingdaten kosten Unternehmen 611 Milliarden $ im Jahr. Dabei wurden die Kosten im Zusammenhang mit der Handhabung solcher Daten noch nicht berücksichtigt. Um zu vermeiden, dass Sie der gleichen Person mehrere Nachrichten zusenden und zu gewährleisten, dass Ihre Kampagnen Daten aus den richtigen Datensätzen einsetzen, verbringen Marketingmitarbeitende viel Zeit damit, Daten manuell durchzusehen und bearbeiten, oft unter Nutzung von Microsoft Excel, was zeitaufwendig und umständlich sein kann.
Und während der Erwerb einer solchen Lösung wie Insycle zur Bearbeitung doppelter Daten eine Vorabinvestition erfordert, spart es Ihren Marketingteams langfristig Geld: Kampagnenumfang und Datenbankgröße werden reduziert, und Ihre Teams sparen viel Zeit, da sie sich bei ihren Kampagnen nicht mehr mit doppelten Daten herumschlagen müssen.
Bei Produktivitätsverlusten handelt es sich wahrscheinlich um eins der größten Probleme, mit denen Marketingteams aufgrund doppelter Daten zu tun haben. Zum Schutz des Rufs einer Marke muss sich Ihr Marketingteam durch Unmengen Daten kämpfen, sich mit komplizierten Excel-Formeln herumschlagen und Datensätze, die sie über solche Formeln nicht ausfindig machen können, manuell bearbeiten.
Bei der manuellen Erledigung kann das Durchkämmen von HubSpot-Datenbanken mit tausenden an Datensätzen, um Duplikate zu finden, ganze Tage oder Wochen in Anspruch nehmen. Das ist jede Menge Zeit, die Ihre Teams viel produktiver hätten nutzen können. Und selbst dann bedeutet die manuelle Bereinigung duplizierter Daten, dass Ihre Datenbank nie 100 % korrekt ist. Einige Daten werden immer übersehen.
Heutzutage verlassen sich 67 % aller Unternehmen zur Bestimmung und Segmentierung von Kundengruppen auf CRM-Daten. Die Personalisierung ist eine wesentliche Komponente moderner digitaler Marketingkampagnen.78 % aller Verbraucher befassen sich nur mit Angeboten, die aufgrund ihrer früheren Kontakte mit einer Marke personalisiert wurden. 77 % aller Verbraucherhaben für einen Service oder ein Produkt, die eine persönliche Erfahrung bieten, mehr bezahlt. Wenn man versucht, in HubSpot mit Daten mangelnder Zuverlässigkeit eine Personalisierung zu erzielen, führt das zu einem geringeren Grad einer solchen Personalisierung.
Für eine effektive Personalisierung müssen Sie jedoch dafür sorgen, dass Sie korrekte Daten haben. Sie wollen schließlich keine personalisierten Nachrichten versenden, die falsch sind oder gar nicht auf jemanden zutreffen. Saubere Daten sind wesentlich für eine effektive, personalisierte Erfahrung aufseiten Ihrer KundInnen.
Wenn die Geschichte der einzelnen KundInnen in Ihrem Unternehmen in zwei oder drei verschiedene Datensätze unterteilt ist, ist es so gut wie unmöglich, Ihre Marketingbotschaften auf seinen oder ihren speziellen Status im Kaufzyklus zuzuschneiden.
Das Wissen darum, wann ihre KundInnen mit Ihren Kundendienstteams zu tun hatten, mit welchen Inhalten sie sich auf Ihrer Websitte befasst haben und welche Informationen sie über Formulare angefordert haben, sind alles wesentliche Komponenten jeder gut konkretisierten Marketing-Automatisierungsstrategie. Wenn eine einheitliche Betrachtung von jedem Ihrer KundInnen nicht möglich ist, hat das Auswirkungen auf jeden in Ihrem Unternehmen, der auf solche Datensätze zugreift. Dazu gehören Mitarbeitende in Ihrer Marketing-, Vertriebs-, Kundendienst- und Kundenerfolgsabteilung.
Wenn Ihre vorhandenen und potenziellen KundInnen mehrere Nachrichten oder solche mit falschen oder veralteten Daten erhalten, beeinträchtigt das die Kundenwahrnehmung Ihrer Marke. KundInnen lieben die Automatisierung. Sie lieben die Personalisierung und das tiefere Verständnis ihrer Werbung, für die eine Datenerhebung sorgen kann.
Sie mögen es aber gar nicht, wenn ihre Daten zu falschen Schlussfolgerungen führen. Niemand hat gern das Gefühl, mit dem Kopf vor die Wand zu laufen. Und wenn man automatisierte Nachrichten von einem Bot und keinem echten Menschen erhält, ist das auch nicht gerade beliebt. Falsche Daten geben VerbraucherInnen aber ein solches Gefühl.
Das ist auch nicht nur auf den Zeitraum begrenzt, wenn potenzielle Kund:innen sich zum ersten Mal mit Ihren Unternehmen befassen. Mit der Zeit beeinträchtigen doppelte Daten ihren Kontakt mit Ihrer Marke. Wenn zahlende Kunden mehrere oder falsche Nachrichten erhalten, kann das mit der Zeit auf jeden Fall ihre Meinung zu Ihrer Marke beeinträchtigen, was zu erhöhter Abwanderung und geringerer Kundentreue führt.
Am Ende führt fehlendes Vertrauen in Ihre Daten zu fehlender Effektivität Ihrer Marketingkampagnen. Wenn man sich auf seine Daten nicht verlassen kann, ist es weniger wahrscheinlich, dass Ihre Marketingteams in Kampagnen mit Personalisierung arbeiten. Kundendaten spielen dann in jeder Kampagne eine kleinere Rolle. In Zeiten, wo Unternehmen nach neuen und kreativen Methoden suchen, persönliche Daten in ihre Nachrichten einfliessen zu lassen, kann fehlende Bereitschaft, sein Bestes zu geben, dazu führen, dass man hinter dem Wettbewerb zurückbleibt.
Duplizierte Daten haben außerdem enorme Auswirkungen auf Vertriebsteams. Diese verlassen sich stark auf aktuelle und korrekte Kundendaten, um diese in Gespräche einfliessen zu lassen und als Ausgangspunkt für ihren Ansatz bei bestimmten potenziellen KundInnen zu nutzen.
Falsche, veraltete und duplizierte Kundendaten führen nicht nur dazu, dass Ihr Vertriebsteam Fehler macht. Es verschwendet außerdem seine Zeit damit, sich durch Datenbanken zu kämpfen, um vor jedem Anruf und Besuch die richtigen Datensätze zu finden. 37 % aller Unternehmens-E-Mail-Adressen ändern sich jedes Jahr und es ist wichtig, dass Unternehmen Daten, die sich im Laufe der Zeit ändern könnten, verifizieren und aktualisieren. Duplizierte Daten führen dazu, dass man den Daten im Vertriebsteam genau wie im Marketingteam nicht mehr vertraut.
Eine fehlende einheitliche Sicht auf KundInnen ist für VertreterInnen ein absoluter Produktivitätskiller. Ihre VertreterInnen möchten sich nicht auf Vertreterbesuche einlassen, wenn sie dabei das Gefühl haben, nicht komplett im Bilde zu sein. Niemand möchte ahnungslos erscheinen oder sich unvorbereitet fühlen.
Wenn sie wissen, dass duplizierte HubSpot-Kontakte in Ihrem CRM ein häufiges Problem sind, suchen sie nach mehreren Datensätzen, bevor sie potenzielle KundInnen ansprechen. In einigen Fällen bedeutet das, dass sie doppelt so viel (oder noch mehr) Zeit mit der Vorbereitung auf den Kontakt mit potenziellen KundInnen aufwenden. Das wiederum führt dazu, dass sie sich mit weniger potenziellen KundInnen befassen und weniger Geschäfte abschließen.
Ihre Vertriebsteams benötigen eine einheitliche Sicht auf KundInnen und das Vertrauen in Ihre Daten, um ihrer Arbeit effektiv nachgehen und produktiv vorgehen zu können. Eine fehlende einheitliche Sicht auf KundInnen hat Auswirkungen für alle potenziellen KundInnen, mit denen sie sich befassen.
Wenn man mehrere duplizierte Datensätze zu potenziellen und vorhandenen KundInnen hat, bedeutet dies, dass sie versehentlich mehrere Male von Ihrem Vertriebsteam angesprochen werden, solange solche doppelten Daten nicht vorher identifiziert werden. Das führt zu einem schlechten Eindruck von Ihrem Unternehmen, kann Ihre Vertreter:innen in Verlegenheit bringen und schadet am Ende dem Ruf Ihrer Marke.
Das lässt sich wiederum auf die Wichtigkeit einer einheitlichen Sicht auf KundInnen zurückführen. Für die Schaffung einer nahtlosen und überzeugenden Erfahrung für potenzielle KundInnen ist es wesentlich, dass man weiß, wann sie angesprochen wurden, was dabei besprochen wurde und wie die nächsten Schritte aussehen.
Wenn man sie bei diesen Interaktionen mehrmals im falschen Zusammenhang anspricht, kann das Ihre Verkaufsbemühungen sabotieren und dazu führen, dass Chancen vertan werden. Und diese Auswirkungen sind nur schwer messbar.
Die Vertriebsprobleme mit doppelten HubSpot-Kontakten beschränken sich nicht nur darauf, dass KundInnen mehrmals angesprochen werden. Wenn man falsche Daten zur Verfügung hat, kann das auch negative Auswirkungen auf die Überzeugungskraft von VertreterInnen und die Entwicklung von Kundenbeziehungen haben.
Wenn potenzielle KundInnen wissen, dass man ihnen mehr Informationen gegeben hat, als VertreterInnen zur Hand haben, fühlen sie sich frustriert, und im Laufe der Zeit wird sich ihre Meinung zu Ihrer Marke verschlechtern.
Wie Ihr Marketingteam auch möchten Ihre VertreterInnen bei Verkaufsbesuchen keine dieser unnötigen Fehler machen. Auch sie haben einen Ruf zu verlieren, den sie gern schützen möchten, und Beziehungen, die sie gern pflegen würden.
Aus diesem Grunde kann es dazu führen, dass Ihr Vertriebsteam anfängt, vor Interaktionen mit potenziellen KundInnen nach Duplikaten in Ihrer Salesforce-Datenbank zu suchen, wenn zu viele duplizierte Datensätze in Ihrer Datenbank vorhanden sind. Außerdem werden sie eventuell versuchen, Datenprobleme selbst manuell zu bearbeiten und lösen, was zu mehr Eingabefehlern und zukünftigen Problemen mit der Produktivität für all diejenigen führen kann, die im späteren Verlauf damit zu tun haben.
Es ist wichtig, dass Ihre Vertriebsteams immer zufrieden sind. Viele Vertriebsfunktionen verlassen sich auf die Fähigkeit von VertreterInnen, einen Verkauf abzuschließen, um Provisionen zu erhalten und ihr Einkommen zu steigern. Wenn sie der Meinung sind, dass ihnen aufgrund schlechter Datenqualität Chancen verloren gehen, werden sie im Laufe der Zeit stets unzufriedener mit ihrer Anstellung. Es ist nicht ihre Aufgabe, Ihre Salesforce-Daten zu korrigieren.
Wenn man im Vertrieb tätig ist, hängt die Möglichkeit einer erfolgreichen Karriere oft von den Tools ab, die man zur Verfügung gestellt bekommt. Hochwertige Vertriebsmaterialien und verlässliche Daten können den Unterschied zwischen einem Job ausmachen, in dem man unzufrieden ist, und einem solchen, in dem man sich ausgefüllt fühlt und die Möglichkeit hat, auf persönlicher Ebene erfolgreich zu sein. Hochwertige Daten über potenzielle und vorhandene KundInnen sind wahrscheinlich das beste Tool, das man seinem Vertriebsteam zur Verfügung stellen kann.
Wenn Sie Insycle nutzen, nimmt Ihnen das die ganze harte Arbeit ab, sich mit duplizierten HubSpot-Kontakten befassen zu müssen. Über dieses System können Sie duplizierte Unternehmen und Kontakte identifizieren und zusammenlegen.
Die Nutzung von Insycle ermöglicht Ihnen die automatische Erkennung von duplizierten Datensätzen für jedes Feld in Ihrer Datenbank. Einmal identifiziert, kann man die duplizierten Datensätze ganz einfach über dieses System löschen und zusammenlegen.
Durch einfaches Anklicken der „Merge“-Taste (Zusammenfügen) werden alle relevanten Felder automatisch dem von Ihnen gewählten Stammdatensatz zugeordnet. In diesem System ist es möglich, zu bestimmen, welchen Wert Sie für jedes Feld beibehalten. Duplizierte Daten lassen sich also ganz nach Wunsch auswählen und kombinieren. So wird gewährleistet, dass Ihre Datensätze korrekt und aktuell sind. Das spart Marketingteams die ganze Zeit, die sie sonst mit dem Durchforsten großer Datenbanken verbringen mussten.
Außerdem können Sie auch unsere „Merge in Bulk“-Funktion (zum Kombinieren mehrerer Datensätze) dazu nutzen, tausende Duplikate mit nur einem Klick zusammenzulegen. Bei Einsatz dieser Funktion können Sie sich vorab alle Änderungen anzeigen lassen, die vor der Ausführung an Ihren Daten durchgeführt werden. So werden keine kritischen Daten überschrieben oder unangebrachterweise geändert. Mit nur einem Tastenklick können Sie Ihre Datenbank von Duplikaten befreien – aber nur, wenn Sie Vertrauen haben können, dass dies auch korrekt durchgeführt wird!
Mit Insycle können Sie Ihre Daten bereinigen und fast alle Ihre duplizierten Daten mit nur ein paar Mausklicks entfernen.
Das System ist aber sogar noch flexibler. Es bietet auch eine Funktion zur intelligenten teilweisen Trefferbestimmung. So spüren Sie auch duplizierte Datensätze auf, die in der Datenbank nicht 100 % übereinstimmen. Nehmen wir also z. B. einmal an, dass es zwei Kundendatensätze für den gleichen Kunden oder die gleiche Kundin gibt, in denen zwei verschiedene E-Mail-Adressen wie folgt angegeben sind:
Die meisten Systeme würden diese duplizierten Daten übersehen. Das würde dann schnell dazu führen, dass Sie Hans jedes Mal bei Versand von E-Mails zweimal anschreiben – und das wiederum dazu, dass sich seine Meinung zu Ihrem Unternehmen verschlechtert und sie einen potenziellen Kauf verlieren. Mit der teilweisen Trefferbestimmung von Insycle hätten Sie dieses Duplikat aufgespürt.
Aber bei Insycle handelt es sich um mehr als nur eine Möglichkeit zur spontanen Bereinigung von HubSpot-Daten. Es bietet Ihnen auch eine Datenautomatisierung, die automatisch Ihre Datenbank durchsucht, duplizierte HubSpot-Kontakte findet und sie dann auf täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Basis zusammenlegt.
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